Hej! Vill du boka ett möte, få en offert eller ställa en fråga?
Hej! Vill du boka ett möte, få en offert eller ställa en fråga?
Verksamheter som bedriver vård och omsorg omfattas av många lagar, föreskrifter och standarder som måste följas. Dessa regelverk finns främst till för att kunna garantera en god och säker vård och omsorg. En av alla dessa föreskrifter kommer från Socialstyrelsen, som behandlar ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Vi har pratat med Therese Hamberg, VD på Noga Omsorg, om deras resa fram till ett visuellt ledningssystem i 2c8 Apps.
Noga Omsorg är ett hemtjänstbolag som startades 2009 av Therese Hamberg. De finns i både Haninge och Tyresö kommun, där de är den största respektive näst största privata utföraren. Sammanlagt har Noga Omsorg nästan 150 anställda som hjälper brukare med allt från inköp av mat till omvårdnad och social ledsagning.
Ledningssystemet bestod till en början av dokument i pappersform; en skrivbordsprodukt som nyanställda hänvisades till att läsa igenom för att få koll på rutinerna. Snabbt insåg Therese att det var allt för omfattande för att faktiskt komma till användning.
– Det är som att ge en stor instruktionsbok till någon och förvänta sig att de läser igenom den. Det gör man inte, utan man läser ju endast när det händer någonting, berättar Therese.
Behovet av ett lättillgängligt ledningssystem växte i takt med bolaget. De fick allt fler anställda med allt fler rutiner att följa. Med så mycket personal och i en bransch med stor omsättning på personalen så behövdes ett sätt att göra rutinerna mer lättillgängliga för medarbetarna.
– Det är viktigt att personalen i olika moment faktiskt följer det vi har sagt, så att inte våra kunder råkar illa ut, fortsätter Therese.
Det befintliga ledningssystemet blev fort daterat och det var svårt att underhålla det, vilket ledde till att man på Noga Omsorg började leta efter en mer effektiv och hållbar lösning för sitt ledningssystem.
Tillsammans med kollegor började Therese att omvandla högen av dokument till modeller och kartlagda processer i 2c8 Apps. De dokument som fortfarande fanns kvar kopplades istället direkt till berörda processer och plötsligt blev informationen lättare att ta in. I november förra året publicerades ledningssystemet och gjordes tillgängligt för personal direkt i deras mobiltelefoner. Omsorgspersonal som var ute hos brukare kunde nu snabbt och enkelt gå in och kolla i ledningssystemet när de stötte på situationer där satta rutiner skulle följas.
– Om en kund exempelvis inte öppnar dörren så ringde man tidigare till kontoret för att ta reda på hur rutinen såg ut, men nu kan personalen istället klicka sig in i sina mobiltelefoner och snabbt få upp en visuell process på hur man ska agera vid ett sådant tillfälle, berättar Therese.
Hon fortsätter att berätta om telefonlistan som är inkluderad i ledningssystemet och hur den har kommit till stor användning ute på fält när vårdpersonalen snabbt behöver få tag i rätt person.
– Av all viktig information som finns så är telefonlistan det som används mest i ledningssystemet, säger Therese med ett litet skratt.
Startsidan för ledningssystemet består av processer som visualiserar rutinerna innan ett arbetspass, under ett arbetspass och efter ett arbetspass. Speciellt dessa processer har blivit ett stort stöd vid introduktion av nya medarbetare.
– Det är väldigt bra för nyanställda som ännu inte hunnit lärt sig alla rutiner. Vad gör man exempelvis innan man ska ut och arbeta? Det har tidigare varit en stor procedur på kontoret som ska gås igenom, berättar Therese.
Att komma undan alla dokument som är svåra att underhålla och uppdatera har visat sig vara en stor fördel med ledningssystemet från 2c8.
– Vi har nya rutiner hela tiden, speciellt i samband med Covid-19. Jag skulle säga att vi har nya rutiner varannan vecka som måste uppdateras, säger Therese.
Visualisering av de processer och rutiner som tidigare var dokumenterade i text har också gjort det lättare att förstå verksamheten.
– Det blir så mycket enklare att föreställa sig processen när den är nedritad framför dig, än om den skulle vara nedskriven i text, fortsätter Therese.
Therese och Noga Omsorg kommer fortsatt arbeta med ledningssystemet i 2c8 och inte bara minska mängden dokument, utan också säkerställa att de faktiskt levererar kvalité till sina kunder. Med processorienterat ledningssystem blir det tydligt att kundens trygghet ligger i fokus och att det är utgångspunkten i det vardagliga arbetet.
