Processkartläggning i praktiken – mallar, verktyg och exempel
Hur gör man en processkarta?
En processkarta skapas genom att identifiera en process, definiera start och slut samt kartlägga de aktiviteter som sker i flödet mellan processens start och slut.
Att kartlägga en process handlar om att synliggöra arbetet. När man synliggör arbetet är det lättare att förstå, förbättra och styra.
- Identifiera processen
Vilken process vill du kartlägga? Exempelvis orderhantering, ärendehantering eller produktion.
- Definiera start och slut
Vad börjar processen med? Och vad är resultatet av den? Detta kallas för input och output.
- Kartlägg aktiviteter
Lista alla aktiviteter som tar dig från processens start till dess slut.
- Lägg till roller, ansvar och resurser
Vem gör vad? Och vilka system stöttar processen? Detta är avgörande för tydlighet och styrning.
- Visualisera processen
Lägg ihop hela processen till ett tydligt flöde. Det är viktigt att lägga till outputs efter varje aktivitet, som sedan blir input till nästa aktivitet.
- Publicera och dela
Se till att processen är tillgänglig för alla i verksamheten som behöver den.
Med 2c8 Apps kan du göra hela detta arbete i ett och samma verktyg – från kartläggning till publicering.
Exempel på processkartor
Nedan listar vi några vanliga exempel på hur en processkarta kan se ut i olika verksamheter:
Produktionsprocess
Visualiserar flödet från råmaterial till färdig produkt.
Ärendehanteringsprocess (offentlig sektor)
Visar hur ett ärende rör sig mellan olika roller och beslut.
Hantera avvikelser
Visar hur avvikelser hanteras i verksamheten och vilka roller och befattningar som berörs. Denna process leder exempelvis in i kvalitetsprocessen ”Följa upp & förbättra verksamheten”.
Verktyg för processkartläggning
Rätt verktyg gör stor skillnad, både för att skapa processkartor och hålla dem aktuella över tid.
I ett bra verktyg för processkartläggning ska du kunna:
- Skapa visuella processkartor.
- Skapa relationer mellan aktiviteter eller roller för att tydligt se ansvar.
- Återanvända objekt i flera modeller för att tydliggöra sammanhang i verksamheten.
- Hantera versioner.
- Publicera era processer i organisationen.
2c8 Apps är utvecklat för organisationer som vill arbeta strukturerat med processkartläggning och verksamhetsutveckling. Inte bara rita statiska bilder, utan faktiskt få ut ett värde av materialet.
FAQ
En processkarta är en visuell representation av ett arbetsflöde.
Det beror på vilken målgrupp processkartan är avsedd för. I 2c8 Apps kan du bryta ned din processkarta i mer eller mindre detalj.
Du kopplar roller eller befattningar till processmodellen via relationer i 2c8 Apps. Då synliggör du vem som ansvarar för vad i processen.
Processkartläggning kan ske i allt från avancerade system till penna och papper. Mest effektivt är dock att processkartlägga i ett verktyg avsett för processkartläggning så som 2c8 Apps.
