BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) är en standardiserad metod för att kartlägga affärsprocesser. BPMN använder sig av en mängd olika notationer och symboler för att dokumentera, analysera och kommunicera hur arbete utförs i en organisation. Genom ett gemensamt språk gör BPMN det möjligt att beskriva processer på ett strukturerat och konsekvent vis.

I den här guiden går vi igenom vad BPMN 2.0 är, vilka symboler som används, hur notationerna fungerar och när BPMN är ett lämpligt val för processmodellering.

23 juni 2026

Vad är egentligen BPMN 2.0?

BPMN 2.0 är en internationell standard för processmodellering. Standarden togs fram av Object Management Group (OMG) och kan ses som ett språk med definierade regler och notationer. Syftet med BPMN är att skapa en processbeskrivning som:

• Verksamheten förstår.
• Kan analyseras av verksamhetsutvecklare.
• Kan implementeras av IT-system.
• Har en standardiserad notation som ser likadan ut överallt.

Till skillnad från andra standarder/metoder för processmodellering, som ofta utgår från ett verksamhetsperspektiv och hjälper organisationer att förstå hur verksamheten fungerar, så hjälper BPMN organisationer att specificera exakt hur ett processflöde ska genomföras. Det är alltså ett kraftfullt verktyg för detaljerad processmodellering och används därför ofta för att skapa tydliga processbeskrivningar, förbättra samarbetet mellan IT och verksamhet eller förbereda processerna för digitalisering och automatisering.

När används BPMN 2.0?

Vanligtvis används BPMN-modeller när du ska beskriva en process med väldigt hög precision, där det inte får råda någon tvekan om vad som sker i olika situationer. Av just denna anledning är standarden väldigt populär i gränslandet mellan verksamhet och IT. BPMN-modeller används exempelvis vid:

• Digitalisering och automatisering
• Workflow- och ärendehanteringssystem
• Kravställning mot IT
• Komplexa processer

Förklaring av symboler i BPMN 2.0

BPMN innehåller en mängd olika symboler, även kallade notationselement, som alla har olika betydelser. Om du har koll på de mest grundläggande symbolerna kan du läsa och förstå de flesta övergripande BPMN-modeller. Nedan går vi igenom de mest grundläggande symboltyperna och vad de betyder.

1. Events

Events, eller Händelser, används för att beskriva något som händer i en process. Events delas sedan upp i tre olika typer:

• Start Event: visar vad som startar processen, exempelvis att en ansökan kommer in, en beställning läggs eller ett formulär som fylls i.
• Intermediate Event: visar en händelse som sker mitt i processen.
• End Event: visar att processen avslutas.

2. Activities

Activities, eller Aktiviteter, visar det arbete som utförs och ser ut som rundande rektanglar. Det finns två huvudtyper av Activities: Tasks och Subprocesses. En Task är en enskild aktivitet, exempelvis ”Skicka verifieringsmail”, ”Godkänn ansökan” eller ”Skapa CRM-kund”. Subprocess är en aktivitet som i sin tur innehåller flera aktiviteter, exempelvis ”Hantera kundregistrering”. Under den aktiviteten kan vi finna flera mindre aktiviteter, så som ”Skapa konto” eller ”Skicka välkomstmail”.

Tasks delas sedan upp i olika typer som specificerar vem eller vad det är som utför den. Det kan exempelvis vara:

• User Task:
  En människa utför arbetet.
  
  
• Service Task:
  Ett system utför arbetet automatiskt.
  
  
• Manual Task:
  Någon gör arbetet manuellt utanför systemet.
  
  
• Business Rule Task:
  Ett regelverk fattar beslut.
  

3. Gateways

Gateways används för att beskriva hur processflödet styrs. De vanligaste Gateways är:

• Parallel Gateway (AND): används när en aktivitet efterföljs av två eller fler aktiviteter som alla kan genomföras.
• Inclusive Gateway (OR): används när en aktivitet efterföljs av två eller fler aktiviteter där bara en av de efterföljande aktiviteterna kan genomföras.

4. Sequence Flow (flödespilar)

Flödespilar visar ordningen mellan symbolerna och beskriver hur modellen ska läsas.

Exempel på BPMN-processer

Nedan ger vi några exempel på processer som beskrivs enligt BPMN 2.0.

”Registrering av ny användare”

I detta exempel har vi kartlagt en process för registrering av en ny användare. Vi kan utläsa att en användare registrerar ett konto (Start Event). Efter detta följs en rad aktiviteter som dels utförs av användaren själv (User Task) och dels av ett system (Service Task). Ett intermediate Event uppstår där väntan på verifiering sker och en Gateway (OR) leder processer åt två olika håll beroende på om användaren är verifierad eller inte. Processen leder till två alternativa slut (End Event) som är ”Stängt konto” eller ”Skapat konto”.

”Ansökan om semester”

I detta exempel har vi kartlagt hur ansökan om semester hanteras. Till skillnad från den ovanstående modellen beskriver denna process flöde mellan olika ansvar, även kallade simbanor (swimlanes). Modellen beskriver vad som sker när en medarbetare ansöker om ledighet och hur ansvaret fördelas mellan den anställde och chefen.

Varför BPMN 2.0 inte alltid räcker hela vägen

För många ändamål är BPMN 2.0 en bra standard att modellera efter, särskilt för IT-nära processer som ska läsas och tolkas av personer med IT-kunskap. Dock kan den upplevas som svårtolkad för övriga delar av verksamheten och den saknar kringliggande information som kan stödja alla delar. BPMN fokuserar främst på att beskriva hur arbetet flödar genom en process. För att skapa verkligt verksamhetsvärde behöver organisationer ofta komplettera BPMN-modeller med information om ansvar, styrande dokument, risker, kontroller, systemstöd och mätetal. Frågor som vanligtvis inte besvaras genom BPMN-modeller är exempelvis:

• Vem äger processen?
• Vilka dokument stödjer denna aktivitet?
• Vilka risker och möjligheter finns kopplade till processen?
• Var adresserar vi krav och hur påvisar vi följsamhet i våra processer?

BPMN beskriver alltså hur arbetet utförs, men upplevs ofta sakna verksamhetskontext med fler perspektiv. Detta gör att BPMN inte alltid är en optimal lösning för ledningssystemsarbete, compliance eller stöd för medarbetare i det vardagliga arbetet.

Verktyg med stöd för både BPMN 2.0 och fler perspektiv

Med 2c8 Apps kan du kombinera BPMN 2.0 med en mer resultatorienterad modellering som erbjuder fler perspektiv. Detta gör det möjligt att beskriva allt från detaljerade IT-processer till lednings- och styrprocesser. Resultatet blir ett mer levande processarbete där allt hänger samman och som medarbetarna faktiskt har användning av i det dagliga arbetet.