Actemium SAM Electronics: Från utmaning till succé genom processkartläggning
En ny drivkraft för kvalitetsarbete
När André klev in i rollen som kvalitetschef på ASAM för två år sedan var processkartläggning inte helt främmande för organisationen. En grund hade lagts med en påbörjad struktur och en tydlig vision. Men arbetet hade stagnerat och engagemanget i organisationen hade svalnat i samband med att den tidigare kvalitetschefen slutat.
2c8 Apps hade redan introducerats, och ett antal processer var kartlagda. Dock var mycket av det tidiga arbetet skapat i Visio, men de märkte snabbt att Visio var allt för begränsat för deras ambitioner. Det de behövde var ett mer modernt tillvägagångssätt – ett som inte bara kunde visualisera processer utan även skapa riktigt, långsiktigt värde för organisationen.
De valde att gå vidare med 2c8 Apps. Genom hands-on-utbildning och experimentering insåg André snabbt att det inte bara var ett bra verktyg, utan en nyckelfaktor i att ta nästa steg och realisera den ursprungliga visionen de haft.
Ambitioner bortom kravefterlevnad
Uppgiften de hade framför sig var inte liten. De skulle integrera tre befintliga standarder (ISO 9001, ISO 14001 och ISO 45001) i ett gemensamt ledningssystem. Ytterligare skulle de få in EN 9100 i ledningssystemet, vilket var en helt ny standard för organisationen att efterleva. Omfattningen var stor, men ambitionerna var tydliga.
Istället för att se ledningssystemet enbart som ett verktyg för kravefterlevnad var de ute efter något större. Målet var att skapa en central ”hub” där medarbetare enkelt kunde hitta den information de behövde i sitt vardagliga arbete. Något som faktiskt skulle komma till nytta. Med den här visionen i sikte lanserades initiativet.
Workshops och realtidskartläggning
Projektet påbörjades i workshops med nyckelpersoner samlade från hela organisationen. Här bevisade 2c8 Apps snabbt sitt värde.
”Med 2c8 Apps gick allt snabbt och enkelt. Vi kunde kartlägga live under workshops. Detta betydde att varje process återspeglade hur vi faktiskt arbetade, samtidigt som det gav oss möjligheter att optimera processerna längs vägen. Redan i detta skede såg vi värdet av att medarbetarna faktiskt fick tänka till kring sina processer”
André Bußacker
Även komplexa processer som involverade många system och avdelningar kunde effektivt kartläggas. Tack vare 2c8s objektorientering kunde man återanvända strukturer över flera olika processer.
”Genom att återanvända objekt i flera modeller kunde vi enkelt se logiska kopplingar i verksamheten, både mellan avdelningar och system”, fortsätter André.
Att synliggöra standarder
Allt eftersom fler processer dokumenterades adresserade man kraven från standarderna direkt i modellerna. Textutdrag från standarderna länkades till processerna, vilket gjorde efterlevnaden tydlig och lätt att följa. På ledningssystemets startsida synliggjorde man strukturen av standarderna för medarbetarna, vilket förbättrade transparensen och tillgängligheten.
Säkerställa kravefterlevnad med 2c8 Approve
Ett annat viktigt steg i arbetet var att introducera ett godkännandeflöde för processerna. För EN 9100 var detta ett kritiskt krav: inga ändringar fick göras i godkända processer utan granskning. Med 2c8 Approve kunde ansvaret distribueras genom organisationen och på så sätt säkerställa att rätt människor granskade och godkände rätt processer.
”2c8 Approve har varit fantastiskt, eftersom det har gjort det så enkelt att engagera alla i godkännandeflödet”, betonar André.
En central hub för vardagligt arbete
Trots att det finns processer kvar att kartlägga så har ASAM redan lanserat ledningssystemet för medarbetare i verksamheten.
”Vi utökade användningen bortom enbart processvisualisering och kopplade samman en stor mängd information direkt i processerna. 2c8 har varit utmärkt för detta genom att skapa ett gemensamt utrymme för allt du behöver i ditt vardagliga arbete. Exempelvis vilka system som ska användas när, vem som är ansvarig för vad, vem som borde informeras och vilka uppgifter som ska utföras”
André Bußacker
Idag är över 500 medarbetare registrerade som prenumeranter på det publicerade materialet. Användarstatistik visar en avsevärd ökning i engagemang och feedback-formulär uppmuntrar medarbetare att skicka in sina egna förslag på processförbättringar.
Från en utmaning till en succé
Attityden mot processkartläggning har genomgått en drastisk förändring i organisationen. Vad som kändes som en torr kravefterlevnadsuppgift har blivit en katalysator för ständiga förbättringar.
” ’View it to improve it’ har varit en guidande princip i den resa vi gjort. Genom att synliggöra våra processer har det blivit uppenbart var flaskhalsar och onödiga steg existerar i verksamheten”, reflekterar André.
Denna resa visar att det som först upplevdes som en överväldigande uppgift kan omvandlas till en möjlighet. Genom att föra ihop standarder, processer, information och medarbetare i 2c8 Apps så har ASAM inte bara simplifierat kvalitetsledning, utan även skapat en gemensam plattform för utveckling och förbättring.
Och kanske viktigast av allt: engagemang och kravefterlevnad är nu en del av det vardagliga arbetet, och detta är bara början.
Vill du veta mer?
Boka demo
2c8 Apps är ett kraftfullt modelleringsverktyg som används inom en mängd olika tillämpningsområden. Boka en demo och utforska möjligheterna med 2c8 Apps.
