Mariestads kommun: Att stärka Äldre- och omsorgsförvaltningen genom tydliga processer.
Uppdraget
När Johan kom in på Mariestads kommun satte han sig direkt med den interna projektgruppen. Denna grupp bestod av Filippa Håkansson och Elin Finn som båda var taggade på arbetet de stod inför. De hade fått ansvar för att driva arbetet framåt, sätta samman workshops med representanter från verksamheten, men även säkerställa att kunskapen ökade internt. Johan själv beskriver dem som facilitatorer för hela arbetet.
Johans roll i projektet var att agera modellör, visa hur de skulle kartlägga processerna, men också att ställa utmanande frågor kring hur de faktiskt arbetade.
Workshops var vägen framåt
Tillsammans med Johan planerade de in en serie workshops där olika processer inom förvaltningens verksamheter kartlades tillsammans med medarbetare. De flesta kärnprocesser krävde tre sittningar där varje sittning fokuserade på olika saker:
- Under den första workshopen kring en process kartlade man hur de faktiskt arbetade.
- Den andra workshopen bestod av att diskutera de utmaningar och problem de identifierat i processerna under den första workshopen.
- På den tredje workshopen formulerades idéer och förbättringsförslag som modellerades direkt i processerna.
Vissa processer krävde enbart en workshop, men de mer komplexa processerna krävde flera iterationer för att säkerställa att alla viktiga perspektiv fångades upp.
”Under våra workshops ställde jag frågor som utmanade sätten man arbetade på. Det är det som är det positiva med att ibland ta in en extern part, då man som jag då ställer de där dumma frågorna som andra ser som självklara.”, berättar Johan.
Ökad tydlighet och engagemang
Arbetet gav snabbt resultat och Johan kunde se stora förändringar som skedde i både processer och kultur.
Processerna som kartlades visualiserade inte bara arbetssätten, utan skapade även möjlighet till att identifiera brister som fanns och direkt åtgärda dem genom att förändra processerna.
Workshopsen bidrog till ett ökat engagemang i verksamheten. Genom att flera medarbetare involverades skapades inte bara samsyn, utan större förståelse för processorienterade arbetssätt och förbättringspotentialen.
”Genom att involvera medarbetare, chefer och olika funktioner i alla processer och sittningar har vi byggt något tillsammans. Den breda delaktigheten har varit en tydlig framgångsfaktor, både för resultatet och för engagemanget. Det har skapat en gemensam förståelse och samsyn, samtidigt som många beskriver arbetet som meningsfullt, roligt och lärorikt.”
Elin och Filippa utvecklades också under resan, där de genom att kartlägga processerna tillsammans med Johan lärde sig hur processarbetet skulle gå till.
”Jag går alltid in i ett sådant här projekt med inställningen att jag ska lämna ifrån mig något som verksamheten själva kan arbeta vidare med. Det blev så tydligt i mitt arbete med Mariestad att här fanns kompetensen, viljan och förmågan att fortsätta arbetet framåt på egen hand.” fortsätter Johan.
Viktiga lärdomar
En central erfarenhet som Johan tar med sig från projektet är vikten av att ha drivna personer internt som kan ta ansvar för utvecklingsarbetet.
”Konsultens roll är att stötta, utbilda och bidra med nya perspektiv – men det långsiktiga värdet skapas när organisationen själva kan ta driva och förvalta arbetet.”, säger Johan.
Genom samarbetet med konsult från 2c8 och ett internt driv har Mariestads kommun byggt upp både strukturer och kompetens för ett mer systematiskt processarbete.
Nästa steg
Ännu är inte projektet i mål, och en lanseringsplan för medarbetarna att ta del av de färdiga processkartorna står på tur. Man vill säkerställa att processerna inte bara dokumenteras utan också används aktivt i verksamheten.
Målet är att skapa en kultur där processerna kontinuerligt utvecklas och förbättras, även efter att konsultinsatsen avslutas.
Vill du veta mer? Kontakta mig:
Johan Bäcklin
Konsult
