T3: Tre certifieringar – en resa mot kvalitet, miljö och arbetsmiljö
Vilka är T3?
T3 är ett dotterbolag till T3 Group som har sitt säte i Borås. T3 Group är en bygg och anläggningsentreprenör med inriktning på tre segment, bygg, anläggning/mark och fastighetsutveckling. T3 Anläggning 2 AB som sitter i Karlstad är idag totalt 32 anställda och tillsammans med systerbolaget T3 Hus 2 AB i Karlstad börjar de bli en stor aktör på marknaden i Värmland.
För tre år sedan var Thomas Hofstedt med och grundade T3 Anläggning 2 AB. Idag pendlar han mellan att vara hands-on ute i projekten till att forma struktur och arbetsrutiner som stärker bolagets utveckling. Vid hans sida i ISO-arbetet har Felicia Holmsten varit en viktig hörnsten. Felicia är platschef och ansvarig för projekt ute i produktionen på T3. Tillsammans med den 2c8-certifierad konsulten JanE på Mutatio utgjorde Thomas och Felicia projektgruppen som ansvarade för ISO-arbetet.
Ett medvetet motstånd – och en ny insikt
I början var inställningen tydlig: bolaget ville inte certifiera sig. Man värnade en platt, flexibel organisation utan tunga system eller byråkrati. Thomas förklarar:
”Jag har tidigare arbetat i större bolag där det lätt blir tungrott och byråkratiskt. Vi ville undvika att hamna i det traditionella storbolagstänket. Samtidigt har jag alltid drivits av ordning, struktur och effektiva systemstöd. Så redan efter ett år i företaget började jag fundera på hur vi kunde utvecklas och förbättras, utan att förvandlas till ett administrativt tungt maskineri.”
Samtidigt började kundernas krav att öka. För att vara med på de större entreprenaderna blev en ISO-certifiering snart en nödvändighet. Men för Thomas handlade det om mer än att uppfylla externa krav, det var framför allt en egen drivkraft att skapa tydlighet och struktur i hur verksamheten bedrevs.
”Jag kände direkt att 2c8 Apps passade oss. Det var inte ett dokumenttungt system som var svårt att underhålla. Det var enkelt att använda och vi kunde visualisera verksamheten precis på den nivå vi ville,” berättar Thomas.
Från dokument till levande processer
Redan innan projektet drog igång hade Thomas påbörjat arbetet med ett ledningssystem – men det var fortfarande i dokumentform. Det fanns strukturer och tankar, men inget som riktigt levde i organisationen eller förankrades i ledningens arbete.
När 2c8 Apps kom in i bilden tog arbetet fart på riktigt. Felicia berättar:
”Vi började omvandla dokumenten till visuella modeller. Plötsligt blev allt mycket mer levande, och vi kunde samtidigt minska mängden dokument.”
Tanken var först att bara visualisera projektverksamheten och ledningsarbetet, ett arbete som skulle ta tre månader. Men snart började frågor växa fram från andra delar av verksamheten: fakturahantering, avvikelser, olycksrapportering. Det ursprungliga projektet växte.
Med stöd från den externa konsulten och genom workshops med olika delar av verksamheten, kartlades fler processer. Medarbetarna var aktivt delaktiga och såg till att beskrivningarna speglade verkligheten. Det var detta som låg till grund för ISO-certifieringarna.
När förbättringspotentialen blev synlig
I takt med att processerna visualiserades började teamet upptäcka sådant de inte sett tidigare. Ett tydligt exempel var rutinen för olycks- och tillbudsrapportering:
”Vi trodde att vår rutin var bra. Men när vi började kartlägga den som en process såg vi tydliga brister. Genom visualiseringen kunde vi utveckla den och göra den skarpare,” berättar Thomas.
Samma sak hände med faktureringsprocesserna. Vid gemensamma genomgångar med T3:s CFO ökades förståelsen. Det skapade insikt i hur arbetet faktiskt går till i praktiken och möjliggjorde ytterligare optimeringar.
Revision – utan pärmar och stress
När det var dags för revisionerna visade sig allt arbete ge utdelning. Förberedelserna inför ISO-certifieringen inleddes med en steg 1-revision, där dokumenten i ledningssystemet granskades översiktligt. När revisorn efterfrågade en sammanfattande systemöversikt kunde Thomas och Felicia enkelt visa det publicerade materialet från 2c8 Apps – vilket tydligt visualiserade strukturen och innehållet i systemet.
”Redan där märkte vi att revisorn slappnade av. Vi kunde visa exakt hur vi jobbade, visuellt och konkret. Revisionen blev klar två timmar tidigare än planerat,” berättar Felicia.
Endast ett fåtal förbättringspunkter identifierades och kunde snabbt åtgärdas, vilket stärkte känslan av att de valt rätt väg – och de pärmar som tidigare oroat visade sig vara överflödiga.
Vid den tre dagar långa steg 2-revisionen genomfördes en djupgående granskning av både dokumentation och praktisk tillämpning. Det arbete som lagts ner under sex intensiva månader visade sig hålla hög kvalitet. Utfallet blev tre godkända ISO-certifieringar – ett tydligt kvitto på att ledningssystemet är både ändamålsenligt och väl förankrat i verksamheten.
Lärdomar, tips och nästa steg
Så, vad är lärdomarna de tar med sig från arbetet?
”Vi skulle ha tänkt mer på kraven redan från början. Det var kul att kartlägga processerna – men inte lika kul att koppla alla krav i efterhand. Hade vi gjort det samtidigt hade det blivit mer effektivt,” säger Thomas.
En annan viktig framgångsfaktor var att ha rätt stöd:
”Den externa konsulten ställde bra och genomtänkta frågor som fick oss att tänka till. Det hade inte blivit så bra utan det stödet,” menar Felicia.
Deras tips till andra organisationer som står inför liknande resa?
- Börja i tid. Ha gärna något grundmaterial klart redan innan ni tar in systemstöd.
- Involvera rätt personer. Det är avgörande för att processerna ska spegla verkligheten.
- Ta ägarskap. Lär er verktyget, våga ändra och låt det ta tid.
Målet framåt är att hålla ledningssystemet levande. På T3 ska processerna vara något man använder, inte något som samlar damm. De ser också stora möjligheter i onboardingen:
”Nya medarbetare ska kunna klicka sig in i processerna och faktiskt se hur vi arbetar,” avslutar Felicia.
Vill du veta mer?
Boka demo
2c8 Apps är ett kraftfullt modelleringsverktyg som används inom en mängd olika tillämpningsområden. Boka en demo och utforska möjligheterna med 2c8 Apps.