Vänersborgs kommun: Resan mot ett processorienterat arbetssätt
Ett behov av förändring
Marie Gran är i grunden Socionom, men har över 10 års erfarenhet av processorienterade arbetssätt. När hon började på Vänersborgs kommun hade processer inget vidare bra rykte inom organisationen. Det kändes svårt och inte speciellt lustfyllt. Ett krav, ett måste, men till vilken nytta? Detta ville Marie ändra på.
”Inom den privata sektorn väljer man ofta att arbeta processorienterat just för att man ser nyttan. Jag ville förändra synen från att se det som ett krav till att se det som en möjlighet”, berättar Marie.
Hon var tydlig från start: processerna skulle inte bli hyllvärmare, de skulle skapa nytta i vardagen. För att lyckas ställde hon ett ultimatum högst upp i ledet bland chefer: antingen går vi in med inställningen att få detta överstökat, eller så gör vi detta bra och upplever nyttorna av det. Valet föll på det senare och resan mot engagemang kunde börja.
Bygga engagemang från grunden
Marie fick mandat och satte ihop en liten projektgrupp av människor som redan såg värdet i arbetet. Tillsammans reviderade de befinliga processer och utbildade personal i vad det faktiskt innebär att arbeta processorienterat.
Istället för att kartlägga varje verksamhetsområde för sig, eller börja på en övergripande nivå, så grävde de där intresset fanns. Tillsammans med medarbetare satt de i workshops och skapade processer. Processerna användes sen som inpiration och goda exempel inför andra delar av verksamheten.
”Vi såg till att göra workshoparna roliga och meningsfulla. Att kartlägga processer skulle kännas givande, inte som ett krav”, säger Marie.
Ytterligare spred projektgruppen kunskap till enhetschefer som förstod nyttan av arbetet som gjordes. Enhetscheferna spred i sin tur kunskap vidare och det fick ringar på vattnet. Plötsligt dök det upp fler och fler ambassadörer i kommunen och intresset växte organiskt.
Tillslut hörde medarbetare själva av sig till projektgruppen med processer de identifierat som sårbara då bara en person visste hur de fungerade. Genom att kartlägga dessa processer säkrade de upp verksamheten och såg till att kunskapen fanns dokumenterad.
När nyttan blir synlig
I slutet av projektet hade Socialförvaltningen kartlagt över 200 processer, från socialtjänst och äldreomsorg till den kommunala hälso- och sjukvården. Dessutom hade 55 lagar lagts in och behandlats i 2c8 Apps, vilket gav en ny tydlighet.
Så, vad blev den upplevda effekten av arbetet? Inte nog med att engagemanget ökade i hela verksamheten, som var en stor del av projektets mål, så gav processkartläggningen en mängd andra fördelar.
1. Tydligare överlämningar och bättre samverkansprocesser
Marie poängterar att de redan under kartläggningen kunde identifiera var det fanns risk att saker föll mellan stolarna, men även var det fanns en missmatch i förväntningar mellan processer. De färdiga processerna som innehöll mitigerande åtgärder har hjälpt medarbetarna att bättre hantera överlämningar och samverka mellan processer.
2. Från stuprörstänk till fontäntänk
En nytta som Marie uppmärksammat är att de i verksamheten fått ett ökat helhetsperspektiv. När processerna är visualiserade och tydliga kan medarbetare se hur beslut, handlingar och förändringar påverkar andra delar.
”Vi har gått från att tänka i stuprör till att se det mer som en fontän, där allting vi gör spiller över på annat. Det här tankesättet som skapats har verkligen främjat samverkan”, förklarar Marie.
3. Ökat patient- och brukarperspektiv
Marie fortsätter berätta att de från projektets start har varit tydliga med att alltid återspegla brukarens väg genom verksamheten. Att kartlägga processerna utifrån detta perspektiv har bidragit till att verksamheten upplevs mer sömlös.
4. Att arbeta mer förebyggande
Under det intensiva arbetet med att kartlägga alla processer har Marie också sett ett stort värde i att kunna identifiera, bedöma och hantera risker de upptäckt. Hon förklarar att de blivit mycket mer förebyggande i sitt arbetssätt.
5. Färre rutiner
Sist men inte minst berättar Marie om hur väldigt många av deras rutiner har ersatts med processmodeller under projektet. I en process de arbetade med märkte de att det fanns 9 olika rutiner kopplade till processen. Alla beskrev ungefär samma sak. När processen var färdigställd hade antalet rutiner halverats och de som fanns kvar kompletterade modellen.
Från tvång till engagemang
Det som en gång var ett tungt krav hade förvandlats till ett arbete som väckte nyfikenhet och engagemang. Processerna var inte längre något som ämnades bli en hyllvärmare, utan ett verktyg som underlättade vardagen, skapade tydlighet och förbättrade samarbetet.
Resan på Vänersborgs kommun visar att engagemang inte kan tvingas fram, utan måste byggas genom förståelse och delaktighet. När det sker blir inte det processorienterade arbetssättet ett krav från ovan, utan en naturlig del av kulturen.
Och det är där den verkliga vinsten finns: i steget från motstånd till engagemang.
Vill du veta mer?
Boka demo
2c8 Apps är ett kraftfullt modelleringsverktyg som används inom en mängd olika tillämpningsområden. Boka en demo och utforska möjligheterna med 2c8 Apps.