Cenova

Cenova möter högt ställda krav med 2c8 Modeling Tool

Cenova är en kontraktstillverkare för kompletta medicintekniska plastprodukter och inom medicinteknikbranschen ställs höga regulatoriska krav. Tack vare 2c8 Modeling Tool kan Cenova möta dessa krav genom ett enda system och som används av alla i organisationen.

Cenova stod inför en stor utmaning som skulle kräva nya arbetssätt. De hade totalt 149 styrnade dokument. För att minska pappershanteringen, skapa bättre underhåll och krävdes ett digitalt system.

–        Vi hade ett statiskt, föråldrat hyllmetersystem med stor brist på underhåll, mycket redundans och ingen möjlighet till att söka information. Det vi behövde var ett system som var kraftigt reducerat vad gäller skrivna instruktioner och som vi kunde underhålla bättre, berättar Johannes Kask, Cenova.

För att digitalisera pappershanteringen valde de 2c8 Modeling Tool.

–        Jag har tidigare erfarenhet av 2c8 Modeling Tool då jag har använt det inom tre organisationer tidigare, så valet var ganska enkelt. 2C8 erbjuder det man behöver, säger Johannes Kask.

Effektivare verksamhet med färre dokument

En nyckelfråga som de utgick från var vad som verkligen förväntas av respektive medarbetare och begränsa informationen till det. Alla medarbetare har tilldelats en befattning i systemet och för varje befattning kan man se vilka processer man är processägare för, vilka aktiviteter man ska utföra, vilka möten man deltar på, vilka andra som är deltagare  m.m. Varje process har dessutom minst ett mätetal, policys samt länkar till olika dokumentbibliotek. Dokumenthanteringen som tidigare varit främst pappersbaserad är kopplad till Sharepoint direkt i 2c8 Modeling Tool.

Cenova kommer fortsätta att minska sin dokumenthantering och nästa steg är att bli av med befattningsbeskrivningar från Word och ersätta dem i 2c8.

–        I början fanns en viss rädsla då flera var vana vid tidigare arbetssätt med pappershantering. Men processtänket fanns dock med sedan länge och vi har varit noga med att begränsa funktionaliteten för att kunna hålla ett bra underhållsarbete samt regelbundet utbilda personalen, säger Johannes Kask.

Ordning och reda i processerna

Av 149 styrande dokument finns nu bara 49 dokument kvar, övriga har utgått, är flyttade eller ersatta av processer i 2c8 Modeling Tool. Detta har effektiviserat verksamheten och har också setts som en stor nytta hos kunderna.

–        Internt så är det skönt att ha reducerat så många dokument och ha allt på ett och samma ställe. Det är även ett bra säljargument mot kunder att vi kan visa upp den ordning och reda som vi har i våra processer, säger Johannes Kask.