Lösningar
road4

Lösningar för verksamhetsutveckling

2conciliate är metoden, tillvägagångssättet, strategin som stödjer oss i arbetet att kartlägga, analysera och utveckla organisationen. Metoden tillämpas och är integrerad i verktyget 2c8 Modeling Tool.2c8 - MetodenDe vanligaste tillämpningarna är att bygga verksamhetsledningssystem, dokumentera verksamhetsmodeller, identifiera problem, risker och möjligheter, kartlägga projekt samt kravsätta IT-system.

2conciliate-metoden och 2c8 Modeling Tool visualiserar verksamheter med modeller, symboler och relationer . Visualiseringen underlättar kommunikationen, vilket i sin tur leder till att fler i arbetsgruppen kan delta. När fler perspektiv framförs blir helheten mer korrekt . Helheten är nödvändig när man betraktar modellen för att identifiera problem, risker och möjligheter. Dessa triggar verksamhetsutvecklingen, men för att de ska drivas framåt behövs ett ägarskap .

Visualisera

Världen är fylld av modeller!

På kemilektionerna i skolan sätts klot ihop med pinnar för att symbolisera molekyler. Alla är fullt medvetna om att en molekyl inte ser ut på det sättet, men i ett studie- eller diskussionssyfte är den abstraktionen lämplig.
På samma sätt används symboler och relationer för att skapa modeller över verksamheter. Något man inte kan ta på, som uttrycks i begrepp, blir en modell där man kan se begreppens relationer: En förfrågan leder till att en tjänst utförs som därefter faktureras .

Kommunicera

Visualiseringen skapar modeller med tydlighet kring frågorna: Varför har vi processen? Vad gör vi? Vilka utför och vem ansvarar? samt Hur ska vi lösa uppgiften?

Drivande frågor som varför, vad, vem och hur ger förutsättningar för kommunikation. Frågorna ställs i denna bestämda ordning. Det är exempelvis lättare och effektivare att prata om vad vi gör för att nå ett resultat innan vi ställer frågan vem som gör vad.

Genom att ställa frågorna i denna ordning och samla informationen byggs modellen successivt fram.

Drivande frågor

VARFÖR ger input och output.
 VAD ger aktiviteter. 
VEM ger roller. 
HUR ger beskrivningar och länkar till dokument och system.

Delta

Arbetsformen är workshop . Deltagarna bjuds in så att en så mångfacetterad grupp som möjligt uppstår . Några som kanske har arbetat länge och har bra kunskap inom området tar intiativ och berättar hur det går till medan andra är mer passiva i början .

Workshopen behöver dessa personer som direkt kliver in och deltar . Ju längre workshopen pågår och modellen växer fram, kommer fler att kliva in i workshopen . De känner inte att modellen är korrekt eller komplett . De ”nya” ställer andra frågor eller kommer med påståenden och konsekvensen är ofta att modellen ändras . Det kan vara nya symboler, ändrade benämningar eller ändrad sekvens . Modellen kommer närmare sanningen.

Som modellör är det bara att gilla läget . Ändra, ändra, ändra och ändra live! När gruppen är aktiv har ett stort steg tagits mot ägarskapet . Modellen är förankrad bland workshopsdeltagarna.

Dela perspektiv

Alla ser inte saker på samma sätt. Olika bakgrund, erfarenheter och arbetsuppgifter påverkar. Det gör att när exempelvis en process modelleras så kan behovet av att visualisera intressenterna kännas viktigt för någon, medan en annan vill visualisera organisationen och tydliggöra avdelningar så att dessa kan bemannas med individer.

Genom att dela perspektiv följs resonemanget som uppstår i workshopen.

Betrakta

Resan att skapa modeller har ett eget värde genom att den skapar ett medvetande och lärdom. Att betrakta modeller utifrån ansvar, problem, risker och möjligheter ger förutsättningar för utvecklingen av verksamheten. Då verkligheten sällan är en perfekt bild med raka streck så måste vi tillåta att markera brister eller utvecklingspotential — för det är ju problem, risker och möjligheter som är bränslet till verksamhetsutvecklingen.