Verksamhetsbaserad arkivredovisning

Skapa en arkivredovisning som beskriver verksamhetens handlingar ur ett processperspektiv

I Riksarkivets Författningssamling RA-FS 2008:4 förordas en ny form av arkivredovisning med syftet att “förstå sambanden mellan verksamhet och handlingar”.

Den nya modellen innebär att redovisning av handlingar ska beskrivas ur ett process- och verksamhetsperspektiv.
Med 2c8 Modeling Tool skapas lättlästa modeller som visar både verksamhetsprocesser och redovisar de handlingar som ingår. Kvalitetssäkra arkivredovisningen genom att ge medarbetaren förutsättningarna att enkelt finna vägledning och beskrivningar för hantering av handlingar, t ex regler för gallring och sekretess.

Modellerna kan utökas med ytterligare information genom att komplettera med beskrivningar av IT-system och innehåll. Genom att använda funktionalitet som listor, matriser och vyer kan du styra presentationen och detaljeringsgraden i processerna utan att läsbarheten försämras.

Arbetsgång för att ta fram en verksamhetsbaserad arkivredovisning

Om verksamheten redan har beskrivna processer så finns en bra grund och den nödvändiga strukturen som kan ligga till grund för en arkivredovisning med hög kvalitet. Det som behöver göras i nästa steg är att kartlägga och komplettera modellerna med handlingar och definiera handlingsslag. När all information är insamlad presenteras den enkelt i en interaktiv publicering på ert intranät eller i sammanställningar och rapporter där ni har full kontroll över innehåll och utseende.

Om verksamhetens processer inte finns beskrivna sedan förut kan behovet av arkivredovisningen bli startskottet till att kartlägga sin verksamhet ur ett processperspektiv och få en genomlysning ur flera perspektiv.

Exempel på publicerade processer

Arkivredovisningen blir lätt åtkomlig genom att publicera modellerna i form av rapporter till pdf eller html för visning på web eller intranät, klicka på bilden nedan för att se vårt publicerade exempel.

Klicka här för att se vårt publicerade exempel

I det publicerade exemplet kan ni navigera runt och se hur verksamhetens processer kompletterats med information om ansvar och it-stöd som används och vilka handlingar och handlingsslag som förekommer i respektive process. I modellerna används en lagerfunktion för att ge möjlighet att anpassa mängden information utifrån den målgrupp som använder publiceringen.