Skapa gemensam syn på en process

Att kartlägga processer handlar mycket om att besvara frågor. Arbetssättet är enkelt, en modellör driver frågeställningarna varför, vad, hur, vem och fångar resonemanget genom att successivt bygga upp modellen.

• Varför – Vilka krav och behov finns? Vad triggar flödet och vad ska skapas? Finns det några krav som ska tillgodoses?
• Vad – Vilka processer/aktiviteter utförs och i vilken ordning?
• Hur – Vilka beskrivningar finns som ska stödja så att arbetet utförs på avsett sätt. Instruktionstext, mallar, checklistor, datasystem?
• Vem – Vilka roller/positioner utför arbetet? Vem är anvarig att det blir utfört på korrekt sätt? Är det någon som ska konsulteras och är det någon som ska informeras när aktiviteten är utförd?

Frågornas ordningsföljd är viktig. Det är enklare och effektivare att först skapa samsyn i varför, vad, hur och därefter besvara frågan vem.

Varför

Genom en intressent- och kravmodell har vi funnit att det finns ett behov av investering samt ett krav.
När vi kartlägger processen så ska vi fokusera på VAD. Vad är input, vad gör vi då, vad skapas etc.
Omvänt så kan man fråga sig vad är slutresultatet av processen, vad gör vi för att åstadkomma det dvs. backa sig igenom.

Vad

När vad-frågan är besvarad och hela flödet från det urprungliga behovet till processens resultat är klar tittar vi på vilken kompetens som behövs för att utföra de olika aktivieteterna.

Vem

Vem beskrivs oftast som roller men ibland även som befattningar. Läs mer om begreppen befattning och roll på sidan om organisationsmodeller.

Hur

Hur är oftast en instruktion som ska ge den anställde stöd för att utföra aktiviteten. Instruktionen kan vara en kort text på objeket eller ett länkat dokument.
För att säkerställa kvaliteten i resultatet kan även information avges vid aktivieten i ett formulär (wordmall, affärssystem eller ärendehanteringssystem)
Alternativt så tar man Hur före Vem. Nackdelen är att beskriva Hur före Vem är att Vem har sakkunskapen om Hur.

Den fullständiga modellen

När vi har kartlagt processen har vi svarat på varför, vad, vem och hur. Vi har då fått ett tydligt och synligt resultat, en modell. Har vi gjort det i grupp med representanter från inblandade intressenter så har vi även fått ett mervärde genom att uppnå samsyn och förankring.