Verksamhetsbaserad arkivredovisning | 2c8
Verksamhetsbaserad arkivredovisning

Arkivredovisning i verksamheter

Den 1 januari 2009 förordades en ny form av arkivredovisning i Riksarkivets Författningssamling. Den verksamhetsbaserade arkivredovisningen, RA-FS 2008:4, satte krav på statliga myndigheter att klassificera och förteckna sina handlingar. Detta ska göras efter verksamhetsområden och processer inom myndighetens egen verksamhet med syftet att förstå sambanden mellan verksamhet och handlingar.

Kvalitetssäkra arkivredovisningen i 2c8 Apps

Nya formen av arkivredovisning innebär att handlingar ska beskrivas utifrån ett process- och verksamhetsperspektiv. Med 2c8 Apps kan du kvalitetssäkra arkivredovinsingen genom att skapa lättlästa modeller som visar verksamhetsprocesserna och de handlingar som ingår i dessa. Modellerna du skapar kan utökas med ytterligare information genom att komplettera med beskrivningar av IT-system och innehåll. Funktionalitet så som listor, matriser och vyer möjliggör styrning av presentation och detaljeringsgrad i processerna utan att läsbarheten försämras.  

arkivredovisning

Visualisera sambandet mellan verksamhet och handlingar

Har ni redan beskrivna processer? Då finns en bra början och en nödvändig struktur som kan ligga till grund för en arkivredovisning av hög kvalité. Finns inte verksamhetens processer redan beskrivna? Då kan behovet av arkivredovisningen bli ett startskott till att kartlägga er verksamhet utifrån ett processperspektiv. Därmed får du och dina kollegor en genomlysning ur flera perspektiv.

När processerna är beskrivna blir nästa steg att kartlägga och komplettera era modeller med handlingar och definiera handlingsslag. Den insamlade informationen presenteras enkelt i en interaktiv publicering på ert intranät eller i sammanställningar och rapporter där ni har full kontroll över innehåll och utseende. 

Har du i uppgift att kartlägga hantering av information och handlingar i verksamheten utifrån arkivredovisning? Läs mer om vår utbildning ”Processorienterad arkivredovisning”.

Slutanvändarens vy utifrån arkivredovisning

Arkivredovisningen blir lättåtkomlig för slutanvändaren genom att publicera modellerna i form av rapporter till PDF eller HTML för visning på web eller intranät.  Klicka på bilden för att se ett exempel som visar hur processerna kan kompletteras med information för att uppfylla kraven runt arkivredovisning.

I det publicerade exemplet kan du navigera runt för att se hur verksamhetens processer kompletterats med information om ansvar och IT-stöd som används samt vilka handlingar och handlingsslag som förekommer i respektive process. I modellerna används en lagerfunktion för att möjliggöra en anpassning av informationsmängd utifrån den målgrupp publiceringen riktar sig till.  

2c8
  • sv