Verksamhetsutveckling - utveckla och effektivisera med 2c8 Apps | 2c8
Verksamhetsutveckling – utveckla och effektivisera med 2c8 Apps

Processbaserad verksamhetsutveckling – mycket mer än bara processer

Verksamhetsutveckling är en bred term som ofta används för att beskriva initiativ, åtgärder och aktiviteter för att förbättra organisationen, förfaranden och affärspraxis. Det kan innefatta marknadsutveckling, driva lönsamhet eller bygga strategiska partnerskap. Framgångsrik verksamhetsutveckling kräver samarbete och samordning över flertalet funktioner och avdelningar. Kunskap, åtgärder, planer och mål måste anpassas över hela organisationen för att kunna utveckla verksamheten. Processbaserad verksamhetsutveckling med 2c8 Apps handlar om att visualisera sina arbetssätt för att kunna analysera, utveckla och effektivisera din verksamhet. Genom att visualisera verksamheten och dess processer skapar du medvetenhet om dess behov av resurser, roller, befattningar, IT-stöd, utrustning och andra förutsättningar.

Denna medvetenhet innebär att du inom verksamheten kan skapa förväntade resultat och värden till era kunder. Visualiseringen och därmed medvetenheten skapar i sin tur möjligheter att synliggöra de problem och risker som behöver hanteras för att säkerställa att exempelvis effektivitet, kvalitet eller andra ställda krav från intressenter uppfylls. Processbaserad verksamhetsutveckling förutsätter också att organisationer inför arbetssätt som inte bara skapar bra och effektiva processer som levererar direkta kundvärden, men också arbetssätt för att hantera processernas fortsatta utveckling. Planering, uppföljning och utveckling ställer i sin tur krav på organisation, mötesstruktur, systemförvaltning osv. Några enkla frågor som driver på verksamhetsutvecklingen är:

  • Varför finns processen – vilka krav och behov finns/ska tillgodoses? Vad är det som triggar flödet och vilka värden förväntas skapas och till vem?
  • Vad ska ske – vilka processer/aktiviteter utförs i vilken ordning?
  • Hur ska det göras – vilka beskrivningar finns som ska stödja så att arbetet utförs på avsett sätt? Finns det stödsystem, utrustning, instruktionstexter, mallar eller checklistor som ska användas?
  • Vem ansvarar och vem utför – vilka roller/befattningar är involverade? Vem är ansvarig för att det blir utfört på korrekt sätt? Är det någon som ska konsulteras och är det någon som ska informeras när aktiviteten är utförs? Finns det kompetens? Har vi tillräckligt många som kan?

Verksamhetsutveckling med 2c8: ett resultat – flera synsätt integrerat

Arbetssättet i 2c8 Apps innefattar att en modellör driver frågeställningarna varför, vad, hur och vem. Genom dessa frågor fångas resonemang och åsikter från aktiviteternas representanter genom att succesivt bygga upp modellen. Modelleringen kan bland annat ske i workshops där representanter från aktiviteter och processer bidrar med sin kunskap. Samsynen och förankringen av detta arbetssätt skapar ett mervärde i verksamheten, då alla kompetenser och förmågor inom verksamheten inkluderas i hur förbättringarna drivs framåt och genomförs. På detta vis inkluderas alla i verksamhetsutvecklingen.

Varför

För att påbörja en verksamhetsutveckling behöver man först kunna besvara varför arbetet ska göras. Här kan vi då identifiera om det finns bakomliggande krav och behov, om dessa krav ska tillgodoses och vad det är som triggar flödet. Genom en intressent- och kravmodell kan vi exempelvis finna både ett behov av investering samt ett krav. Läs mer om exempelvis intressentmodellen här.

Vad

När vi ska börja kartlägga processen så ska vi fokusera på vad.  Frågan besvarar vilka processer/aktiviteter som utförs och i vilken ordning detta sker. Vad är input, vad gör vi då och vad är det som skapas? Omvänt så kan man fråga sig vad som är slutresultatet av processen och vad gör vi för att åstadkomma slutresultatet? På detta vis backar man sig igenom processen med utgångspunkt i resultatet. Frågan vad handlar alltså om att identifiera verksamhetens processer och medföljande aktiviteter.

Vem

Vid detta skede är processernas hela flöde identifierat, från ursprungligt behov fram till processernas resultat. Den viktiga frågan blir nu att titta närmre på kompetensen som krävs för att utföra de olika aktiviteterna. Vem beskrivs oftast som roller men ibland även som befattningar. Genom att besvara frågan kring vem kan vi se till att rätt människa utför rätt aktivitet. Läs mer om begreppen befattning och roll här.

Hur

Hur är oftast en instruktion som ska ge den anställde stöd för att utföra aktiviteten. Instruktionen kan vara en kort text på objektet eller ett dokument kopplat till objektet.
För att även säkerställa kvalité i resultatet kan man i ett formulär (Wordmall, affärssystem eller ärendehanteringssystem) kopplat till en viss aktivitet ange information. 

Genom att besvara frågorna har man kartlagt sin process. Detta innebär att vi fått ett synligt resultat, flera synsätt integrerat i en modell.

Gör inte fler saker, gör rätt saker

Alla resonemang som fångas upp och de aktiviteter som identifierats innebär att medarbetare i verksamheten kan fokusera på att göra rätt saker i aktiviteter som utförs. Detta effektiviserar verksamhetens inre produktivitet och bidrar till en långsiktig och hållbar verksamhetsutveckling.

Verksamhetsutveckling i alla dimensioner

2c8 Apps möjliggör inte bara kartläggning av alla processer i verksamheten, utan inkluderar även de kringliggande kundbehov, tekniska möjligheter och processrelaterade faktorer som med sin helhet bidrar till en framgångsrik verksamhetsutveckling. De olika modelltyperna tillgängliggör visuella representationer av allt från applikationer och processer till intressenter och produkter. Samtidigt kan man bryta ned varje enskild del av verksamheten för att inkludera de mer detaljerade nivåerna. På detta vis kan arbetet struktureras och effektiviseras på alla plan och delar av din verksamhet.

Boka gratis demovisning

2c8
  • en
  • sv