Hej! Vill du boka ett möte, få en offert eller ställa en fråga?
Hej! Vill du boka ett möte, få en offert eller ställa en fråga?
Möten – oavsett vad du tycker om dem så kommer en stor del av din arbetsvecka bestå av just möten. I oroliga tider när allt fler arbetar hemifrån, kan det ibland kännas hopplöst att få ihop effektiva möten. Distansen, knackiga nätverk och avsaknaden av mänsklig närhet kan ofta försvåra kommunikationen och man tappar bort syftet med mötet. Ofta kan online-möten kännas ostrukturerade och ineffektiva, men anordnas de på rätt vis kan de ge så mycket mer. I samband med kriser så som COVID-19 blir online-möten ett vitalt verktyg för att den vardagliga verksamheten ska rulla vidare. Nedan har vi samlat våra bästa tips för dig som vill skapa mer effektiva möten online, oavsett om du arbetar hemifrån eller bara vill dra ned på restider.
Det är inte alltid som tekniken är på vår sida och allt mer påtagligt blir det under distansmöten, där vi förlitar oss på att allt ska fungera. Se till att lämna utrymme i tidsplanen åt att testa så att tekniken fungerar för alla mötesdeltagare. Detta kan göras genom att påbörja mötet lite tidigare än planerat eller se till att du har rätt förutsättningar med din tekniska utrustning. Om du sitter i en bullrig miljö, se till att muta mikrofonen när du inte pratar så att de andra deltagarna inte störs.
I ett fysiskt möte går man sällan in i konferensrummet, sätter sig på en stol och drar igång mötet direkt. Ofta sitter man kollegor emellan och småpratar en stund, eller springer iväg och hämtar kaffe till alla. Dessa naturliga och oplanerade ögonblick lättar på stämningen och bidrar till en mer naturlig miljö.
Schemalägg distansmötet med utrymme för dessa ögonblick. Ge kollegor möjligheten att småprata innan mötet dra igång och skapa pauser för att springa iväg åt sina respektive håll för att hämta kaffe. Allt detta bidrar till att man som deltagare blir mer bekväm med tekniken och sceneriet blir mer naturligt.
Att finna en möteskanal som fungerar bra för ändamålet är viktigt, vilket säkert alla vet. Men att finna ett verktyg för att föra mötesprotokoll eller visualisera idéer och tankar är minst lika viktigt. När en whiteboard inte finns tillgänglig är det viktigt att se till att ni har rätt verktyg för att kunna arbeta på det sätt ni brukar. Ett visualiseringsverktyg där ni kan live-rita tillsammans kan vara viktigt oavsett vilken typ av möte det handlar om.
Vare sig det handlar om möten via telefon, Skype, Teams eller andra kanaler så blir det svårare att snappa upp signaler från kollegor. Under fysiska möten kan diskreta signaler hålla mötet på rätt spår. Man ser vem som är på väg att tala, ett ansiktsuttryck kan tyda på att man rör sig vidare mot nästa mötespunkt eller en suck kan tyda på en invändning.
Att snappa upp dessa diskreta signaler blir en utmaning via distansmöten. Detta ställer allt högre krav på att ha en tydlig mötesstruktur, som också lämnar utrymme för åsikter eller invändningar. Vare sig det handlar om ett snabbt, informellt möte eller ett möte med tydlig agenda så är det viktigt att utgå från en generell mötesstruktur. Gör det tydligt för dina medarbetare vad som ska diskuteras, vad orsaken till mötet är och vad resultatet av mötet förväntas vara.
Att arbeta hemifrån eller på annan ort kan leda till att man inte får samma överblick kring möten, det blir viktigare med tydliga mötesstrukturer och att ha lättillgängliga mötesprotokoll blir en vital faktor i era online-mötens framgång. Genom att tillgängliggöra det visuella material som ritas under möten kan medarbetarna lätt ta del av information kring mötesprotokoll, hur en output från ett möte är en input till nästa möte och hur de hänger samman med resterande delar av organisationen. Du och dina medarbetare kan tydligt se vad er roll i alla möten är, och få en samlad bild över ansvarsområden. Detta innebär att man kan säkerställa att nyckelpersoner och beslutsfattare är närvarande på möten.
Är du intresserad och vill veta mer är du välkommen att kontakta oss via info@2c8.com eller fyll i formuläret här så hör vi av oss snarast möjligt. Fält markerade med * är obligatoriska.