Hej! Vill du boka ett möte, få en offert eller ställa en fråga?
Hej! Vill du boka ett möte, få en offert eller ställa en fråga?
För att lyckas med sin kartläggning så behövs mer än bara ett systemstöd, och det finns många olika metoder och angreppssätt för verksamhetsmodellering. 2c8-metoden är uppbyggd på flera års erfarenhet av verksamhetsmodellering och lärdomar vi dragit från våra kunder. I 2c8 Apps finns ett integrerat metodstöd som bidrar till utveckling och förståelse, både för dig som modellerar och de som ska ta del av det slutgiltiga resultatet.
Nedan presenterar vi 2c8-metodens hörnstenar.
Modeller, symboler och relationer.
Det är med hjälp av modeller, symboler och relationer som vi visualiserar verksamheten. Behovet av visualisering är återkommande i både att skapa förståelse för arbetssätt, men också för att se ansvarsområden, samband och vilka resurser som behövs.
Modeller skapas utifrån att se verksamheten från olika perspektiv. Vi brukar likna verksamheten med en kub, där varje sida av kuben har sin egen dimension och genom att vrida på kuben tar vi oss till de olika dimensionerna. På de olika sidorna finns exempelvis intressenter, processer och organisation. I processerna beskriver vi vad vi gör, vilka resurser som används och behövs, vilka roller och befattningar som utför eller ansvarar i processerna, samt vilka krav som ställs i processen. All denna information kan i sin tur härledas till andra vyer av verksamheten. Exempelvis har rollerna och befattningarna som vi visualiserar i processerna också en tillhörighet i organisationsvyn, där vi visar ansvarsstrukturen. Kraven vi visualiserar i processerna kan vi återfinna till intressent- och relationsmodeller, där vi kan få en djupare förståelse för de krav som ställs på oss.
Relationerna mellan alla olika objekt vi använder för att bygga upp våra modeller är det som är styrkan i 2c8. Genom relationerna och de kopplingar som finns får vi möjligheten att stanna upp och se detaljerna i processen, för att snabbt kunna förflytta oss till en annan dimension.
Tydlighet i varför, vad, vem och hur.
Att skapa modeller ger oss helt andra möjligheter att kunna kommunicera något som kan verka komplext och abstrakt. Definitionen av att visualisera något är att åskådliggöra ett komplext och flerdimensionellt sammanhang genom människans synsinne. Det är precis detta som vi gör när vi kartlägger verksamheten. Istället för abstrakta begrepp och beskrivningar får vi en tydlig bild över hur verksamheten i teorin ser ut. Modellerna förklarar för oss varför vi gör som vi gör, vem som gör vad och hur vi gör det. Genom att navigera i modellerna och dyka ned på detaljnivå får vi en djupare förståelse för hur allt hänger samman.
Workshops – en resa för samsyn
Vi har länge varit förespråkare för att arbeta i workshops och 2c8 Apps är utvecklat och anpassat för det. Att arbeta tillsammans i workshops är enligt 2c8-metoden en resa för samsyn och samverkan. Workshops är ofta effektiva och ger utrymme för medarbetarna att diskutera och ifrågasätta de arbetssätt som finns idag. Utför vi arbetet på bästa sätt? Är detta en korrekt bild av hur det ser ut? Har vi kunden i åtanke under processen? Hur kan vi effektivisera detta steg? Alla dessa frågor och den samlade kompetensen resulterar inte bara i en förankrad kartläggning, men bidrar också till att finna områden att utveckla. Resans värde är minst lika stort som själva resultatet.
Kuben runt – intressenter och krav, processer och organisation, system, möten och risker.
Kuben är en mycket viktig del i 2c8-metoden och hjälper oss beskriva hur vi kan navigera genom de olika perspektiven och dimensionerna. Från processmodellen, vilket är den modell vi börjar arbeta med, visar vi krav, roller och befattningar, IT-stöd, risker och möjligheter. Precis som vi nämnde tidigare så kan dessa härledas till andra perspektiv, som i sin tur ger oss en djupare förståelse. De roller och befattningar vi har placerat i processen kan vi återfinna i organisationsmodellen. Vi kan alltså hoppa från processen till organisationsmodellen, där du som anställd kan se alla dina engagemang i processer och mötesstrukturer. Från processen kan du också få en vidare förståelse för exempelvis de IT-system som hanteras i processen genom att hoppa till en applikationsmodell och där se en annan dimension. Som systemansvarig kan du då får mer detaljerad information om alla IT-system.
Tillgängliggöra, nyttja, ordning och reda.
Modellerna vi skapar i 2c8 Apps blir strukturerade och det krävs ingen förkunskap för att förstå dem. Man kan enkelt tillgängliggöra dem för medarbetare i webbläsaren där det är smidigt att navigera och söka upp information. Här kan då slutanvändaren se information så som beskrivningar för enskilda arbetsuppgifter, ansvarsmatriser eller listor över applikationer i verksamheten. Slutanvändaren kan här se översikter och information som går tvärs över flera modeller, både övergripande och i detalj. Detta bidrar till ordning och reda, i alla delar av verksamheten.
Implementering – uppföljning och vidare utveckling genom kunskap, medvetenhet och ägarskap.
Vi ser ägarskapet av processer som en oerhört viktig del i arbetet. För att gå från version 1 till version 2 krävs det att någon som är intresserad och driver utvecklingen framåt. Att innovera och förbättra verksamheten är det som är drivkrafter för modelleringen. Via visualisering och samsyn får vi en tydlig bild över vart i verksamheten vi har vår förbättringspotential. Genom att synliggöra risker, problem, svagheter, möjligheter och styrkor i processerna skapar vi en drivkraft för att förbättra verksamheten. Detta gör att vi kan fokusera på de områden som behöver mer resurser. Utan ägarskap, kontinuitet och resurser finns det ingen innovation. Strukturer behövs för att hantera förbättringsarbetet i såväl det lilla som de innovativa och verksamhetsövergripande förändringarna. Allt detta har som mål att ta oss till bättre lösningar och leveranser för våra kunder eller intressenter.
