2c8-användare blir årets kvalitetsprofil för andra året i rad! - 2c8

Hej! Vill du boka ett möte, få en offert eller ställa en fråga?

2c8-användare blir årets kvalitetsprofil - för andra året i rad!

För andra året i rad delar Kvalitetsmagasinet ut utmärkelsen ”Årets kvalitetsprofil” – och båda gånger har 2c8-användare blivit korade till vinnare. Vi har intervjuat Johanna och Kenneth som båda kammat hem vinsten för att fråga dem hur det känns, hur arbetet sett ut och hur de nått framgång.

Johanna Montalvo

2020 blev Johanna Montalvo, chef för verksamhetsutveckling och HR på Akademikerförsäkring, utnämnd till årets kvalitetsprofil. Vi har pratat med Johanna som beskriver vinsten som ett kvitto på att jobbet hon gjort är bra.

”Det roligaste med att vinna är ju att det är mina kollegor som nominerat mig”, berättar Johanna.

Kenneth Humling

2021 års vinnare blev ingen annan än Kenneth Humling, kvalitetsutvecklare på Linköpings stadsmission med en passion för systematiskt kvalitetsarbete.

”Att vinna årets kvalitetsprofil känns väldigt bra! Extra kul är att det är civilsamhället som uppmärksammats. Civilsamhället är ju ofta en del av samhället som har ont om resurser och man har en bild av att de enbart fokuserar på att göra goda saker, men man är inte så van vid att de följer upp kvalité. Det är så kul att visa på att vi också kan!”, säger Kenneth.

Val av verktyg i kvalitetsarbetet

Tidigare var Johanna ansvarig för kvalité och hållbarhet, men i takt med att Akademikerförsäkring växte så renodlades hennes roll till chef för verksamhetssutveckling och HR. Hennes roll innefattar alla delar som har med verksamhetsutveckling att göra, från ramverk till struktur. För Johanna började allt med att de behövde ett bra verktyg för processkartläggning. Johanna gjorde mycket research och jämförde olika system. Till slut landade de i 2c8 Apps då det var enklast och passade deras behov bäst.

Vi har ju allteftersom adderat på detta och nyligen införskaffade vi också Axalons SharePoint-plugin till 2c8 där vi har alla dokument och ett ledningssystemsbibliotek. Här får vi då en naturlig koppling mellan dokument och ledningssystemet.” säger Johanna.

Kenneth är i grunden matte- och fysiklärare på gymnasienivå men blev senare rektor. Sedan 2,5 år tillbaka har Kenneth arbetat i Linköpings stadsmission där man nu ville arbeta i en processtyrd organisation. När Kenneth sökte tjänsten i Linköping så var hans enda krav att han skulle få fortsätta arbeta i 2c8 Apps för att kunna göra jobbet, vilket han vid tidigare anställning gjort. Valet av verktyg var alltså en grundförutsättning för att Kenneth skulle ta jobbet i Linköping.

Processarbetet hos Linköpings stadsmission

När valet av verktyg var klart blev nästa fråga hur de skulle bygga upp processarbetet inom organisationen.

Det är ju kanske inte lika enkelt som i en tillverkande industri då vi har ganska svårt att få fram verksamhetsobjekt mellan våra aktiviteter. Väldigt många aktiviteter är ju sådana som kanske ger en effekt om tre år, men man måste nöta på och göra aktiviteten väldigt ofta.”, berättar Kenneth.

Han menar alltså på att de inte alltid får en output av en aktivitet som görs en gång i en process, utan att de i verkligheten måste repetera processen flera gånger för att få ett tydligt resultat. Kenneth berättar om ett exempel kring ADL-träning, vilket syftar till att träna människor för att kunna ha ett eget boende. I verkligheten krävs upprepande aktiviteter för att få ut outputen ”Flytta hemifrån”, vilket är slutmålet med ADL-träning. Det är detta som har varit den största utmaningen i arbetet men som de nu tycker att de fått ihop en logik och byggt upp ett tänkande kring.

Vikten av rätt verktyg i kvalitetsarbetet

Kenneth fortsätter berätta att 2c8 Apps hjälpt honom i arbetet på tre sätt. För det första tycker han att möjligheten att stoppa in information kring objekten gör det enkelt för medarbetarna att hitta rätt i ledningssystemet. Att man också kan bryta ned objekt till egna modeller som beskriver dem ytterligare är en stor fördel med systemet.

Sen är ju självklart den största fördelen att man kan publicera materialet och göra det tillgängligt för alla som har behov av att se det.”, berättar han.

Ytterst så används det publicerade materialet för medarbetare och onboarding av nya medarbetare, men den riktiga vinsten görs i det gemensamma arbetet med att ta fram processerna och få tänka till kring dem. Alla medarbetare får ett gemensamt språk och detta språk skapar i sin tur en förståelse för varandras enheter, vad som görs i olika delar av verksamheten och hur man kan lära sig av varandra.

Enligt Johanna har kvalitetsarbetet blivit väldigt överskådligt och lätt att ta till sig. De har gjort det som tidigare känts väldigt stort till något lättnavigerat genom illustrationen av de olika nivåerna och hur allt hänger samman och påverkar.

Hur lyckas man med sitt kvalitetsarbete?

Nyckeln till framgång och en bidragande anledning till att Johanna vann årets kvalitetsprofil 2020 tror hon ligger i hennes förmåga att implementera ett tankesätt i verksamheten. På så vis har hon fått med sig sina kollegor på hur de ska tänka kring processer och vart de är på väg i arbetet.

När vi frågar Kenneth om strategin för ett lyckat kvalitetsarbete i 2c8 Apps berättar han att det måste finnas en balans i mängden information som presenteras och att det måste anpassas utefter kompetensen hos mottagaren. Linköpings stadsmission har även en integration mellan 2c8 och Stratsys för uppföljning. De lägger inte till något i Stratsys som inte finns i 2c8, vilket innebär att allt de ser i Stratsys härstammar från modeller som de själva modellerat i 2c8 Apps. Om de upptäcker något som inte stämmer gällande uppföljningen så hoppar de in i 2c8 för att rita om processen.

Vi brukar säga att vår definition av kvalité är ”vår förmåga att se till att det blir som vi tänkt”. Tänker gör vi i 2c8 och följer upp förmågan gör vi i Stratsys.”  

Sist men inte minst frågar vi Kenneth om vad nyckeln till framgång varit för honom i rollen som kvalitetsutvecklare.

Jag tror att en framgång är att jag är en gammal chef, jag vet vad det är för frågor som kommer upp och vad man måste titta på. Jag kan sätta mig in i verksamheten och ledningens perspektiv då jag varit verksamhetschef.”

Han fortsätter att berätta att en annan faktor till framgången är att han tidigare varit lärare.

Man kan inte informera om kvalitetssystemet utan man måste utbilda i kvalitetssystemet. Varje gång jag träffar människor handlar det aldrig om information utan alltid om utbildning. Jag vill hävda att utbildning utgår från deltagarens behov av kunskap, inte utifrån mitt behov att informera.

2c8