Vad är ett ledningssystem egentligen? | 2c8

Vad är ett ledningssystem egentligen?

Ett ledningssystem används för att fastslå principer för ledning av verksamheten och beskriver därav hur en organisation styr sin verksamhet. Ledningssystemet fungerar som ett redskap för högsta ledningen att säkerställa planering, ledning, uppföljande, kontroller och utvärderingar för att förbättra verksamheten. Här kan du läsa det du behöver veta kring ledningssystem:

  1. Ett ledningssystem fungerar som ett stöd för att leda, planera, kontrollera, följa upp och utvärdera verksamheten.
  2. Ledningssystemet används delvis som ett redskap för högsta ledningen men fungerar också som hjälpmedel för medarbetarna.
  3. Bli certifierade och se till att rätt saker sker på rätt plats och vid rätt tillfälle.
  4. 5 steg för att komma igång:
    – Tydliggör behov och syfte
    – Engagera högsta ledningen
    – Engagera rätt människor
    – Påbörja arbetet i workshops
    – Kartlägg verksamheten
10123456789

Varför ska man ha ett ledningssystem?

Syftet med ett ledningssystem kan variera beroende på vilken sorts verksamhet man befinner sig i. Gemensamt för alla ledningssystem är dock att det ska fungera som ett stöd för att leda, planera kontrollera, följa upp och utvärdera verksamheten. Inom verksamheter finns det idag standarder som måste följas. En ledningssystemstandard finns till för att ge stöd och vägledning för organisationer att bygga upp ett ledningssystem. Dessa standarder innehåller krav som ställs på ledningssystemet för att organisationen ska kunna certifiera sig mot standarden. Därmed kan organisationen alltså visa omvärlden på god ordning för att förstå kundbehov, förmågor att utveckla och leverera rätt produkter/ tjänster samt arbeter för långsiktig konkurrenskraft. Standarderna kan handla om exempelvis:
  • Miljö
  • Kvalité
  • Säkerhet
  • Informationssäkerhet
  • Arbetsmiljö
  • Innovation
Ledningssystemets syfte kan alltså se olika ut beroende på vilken inriktning det grundar sig på och vilken bransch man befinner sig i.
10123456789

Hur används ett ledningssystem?

vad är ett ledningssystem

Som nämnt tidigare så används ett ledningssystem delvis som ett redskap för högsta ledningen att säkerställa vissa punkter, men det kan också fungera som ett hjälpmedel för medarbetare i verksamheten.

Ledningssystemet kan fungera som den naturliga mötesplatsen för medarbetare att finna information som är relevant för dem. Det kan handla om allt ifrån hur vissa arbetsuppgifter ska utföras, vilka externa parter som påverkas i processerna, vilka krav man i varje aktivitet måste uppfylla till vem som ansvarar för varje process eller aktivitet. Kort sagt kan man säga att det representerar verksamheten – från översikten ner till detaljerna. Vill du se ett exempel på hur ett ledningssystem kan se ut? Klicka här för att se ett digitalt ledningssystem från 2c8 Apps!

10123456789

Vad ger ledningssystemet för effekt?

kravefterlevnadLedningssystemet kan dels bidra till att verksamheten blir certifierad mot en viss standard. Detta görs genom att man med hjälp av ledningssystemet kan visa på att man ständigt strävar efter förbättring inom verksamheten, oavsett om det rör sig om kvalité, arbetsmiljö eller informationssäkerhet. Det blir också allt vanligare att verksamhetens kunder ställer krav på verksamheten att de är certifierade enligt en specifik standard. På detta vis möjliggör ledningssystemet fler affärer.

Men ett ledningssystem är ofta mer än enbart en certifiering eller ett diplom på väggen. Ledningen kan med hjälp av ledningssystemet se till att rätt saker sker på rätt plats och vid rätt tillfälle, med rätt kompetens för ändamålet och med rätt strategi för att nå sina mål. Det kan bidra till en enhetlig bild inom organisationen då alla gemensamt arbetar mot tydligt utsatta mål.

10123456789

Hur kommer man igång?

Nedan har vi samlat 5 punkter som är viktiga att ha i åtanke när man påbörjar arbetet med sitt ledningssystem.
  1. Tydliggör behov och syfte

    Innan man påbörjar arbetet med ledningssystemet är det viktigt att klargöra för sig själv och andra vad syftet med ledningssystemet är. Är det för att bli certifierade enligt en standard som våra kunder ställer krav på? Är det för att effektivisera verksamheten? Detta ger er en tydlig utgångspunkt i arbetet med ledningssystemet.
  2. Engagera högsta ledningen

    För att ledningen ska kunna nyttja ledningssystemet som ett redskap för ledning, planering, styrning och uppföljning krävs det att de är engagerade från start.
  3. Engagera rätt människor

    De som har mest kunskap om processer och aktiviteter i verksamheten bör ta stor plats i arbetet med ledningssystemet, oavsett om det handlar om teoretisk eller praktisk kunskap. Samla ihop representativa medarbetare från alla håll av verksamheten för att få en så förankrad bild som möjligt
  4. Påbörja arbetet i workshops

    Brainstorming, kritik och spontana idéer håller längst! Workshops är ofta effektiva och ger utrymme för medarbetare att diskutera och ifrågasätta de arbetssätt som finns idag. Utför vi arbetet på bästa sätt? Har vi kunden i åtanke under processen? Hur kan vi effektivisera detta steg? Alla dessa frågor resulterar i att man tillsammans kan finna områden att utveckla.
  5. Kartlägg verksamheten

    Visualisering är det tydligaste som finns, eller hur? En stark rekommendation är att visualisera era huvud- och delprocesser tillsammans, för att skapa en sådan tydlig bild av verksamheten som möjligt. Genom att live-modellera under workshops kommer förbättringsområden inom verksamheten bli tydligare än någonsin.
10123456789

Tips för att lyckas med sitt ledningssystem

Det främsta tipset man kan ge för ett lyckat ledningssystem och ett framgångsrikt kvalitetsarbete är att förankra det i alla delar av organisationen. Ledningssystemet ska ge en representativ inblick i hela verksamheten, men även ge möjlighet för alla medarbetare att påverka hur verksamheten fungerar.

Detta är både viktigt i utformandet av ledningssystemet men även det som alla medarbetare sedan ska ta del av för att implementera i sitt vardagliga arbete. Kommunikation är alltså A och O. Informera om ledningssystemet, uppmuntra till använding och skapa utrymme för feedback.
Låt ledningssystemet bli en central del i vardagen!

Vill du veta mer om hur du kan bygga upp ditt ledningssystem i 2c8 Apps?

2c8
  • en
  • sv