Processkartläggning som stöd i samband med COVID-19 | 2c8

Processkartläggning som stöd i samband med COVID-19

Med anledning av Corona-viruset tvingas många organisationer, företag och verksamheter ändra arbetssätt och rutiner för att anpassa sig efter rådande förhållanden. Situationen som vi nu befinner oss i ställer högre krav på snabb förändringsförmåga, snabbt beslutsfattande och ett effektivt planeringsarbete. Vad gör vi om en stor del av personalstyrkan faller bort på grund av sjukdom? Hur hanterar vi bekräftade fall av Corona? Behöver vi fördela våra resurser mellan enheter och förvaltningar? Frågorna är många och ofta kritiska för organisationer och medborgare. Vi har pratat med Eleonor Eurén, utvecklingsledare på Socialförvaltningen i Huddinge kommun, för att ta reda på hur deras verksamhet har påverkats och hur de använt sig av 2c8 Apps i samband med Corona-krisen.

Användningen av 2c8 Apps var ännu inte implementerat inom hela verksamheten på Huddinge Kommun, men i samband med Corona blev det viktigt för Eleonor att tillsammans med kollegor snabbt få klarhet i situationen de befinner sig i. Under några intensiva dagar har de tillsammans kartlagt två typer av processer: kritiska processer och nya processer som enbart handlar om att hantera krisen. De förstnämnda processerna är de processer som är kritiska för verksamheten och utförs av ett fåtal personer. Här såg Huddinge kommun ett stort behov av att säkerställa att kompetens finns även vid ett stort bortfall av personal, samt att man inte tappar några viktiga moment.

Risken finns att folk blir sjuka och vi måste därför säkerställa att dessa kritiska processer blir utförda ändå”, säger Eleonor. 

De andra typer av processer som man i Huddinge kartlagt är helt nya typer av processer, som är direkta resultat av Corona.

Dessa processer hanterar bara den kris som vi nu befinner oss i, sådana som vi inte alls varit med om tidigare. Här har vi då exempelvis ritat en process över hur vi vid behov flyttar personal mellan olika förvaltningar. Vi kartlägger också processen för hur vi går tillväga när vi får ett bekräftat fall av Corona”, berättar Eleonor.

Processer som kartlagts i samband med Corona

Det har inte funnits någon uttalad strategi för hur arbetet med processkartläggning sett ut hos Huddinge kommun under Corona-krisen, utan det har snarare skett utifrån dagsbehov. De processer som man kartlagt hittills är:

  • “Bemanning vid personalbrist”
  • “Hantera bekräftade fall av Corona”
  • “Organisera och säkerställ tillgång till skyddsutrustning”

På lång sikt hoppas man att kartläggning på detta sätt skapar en trygghet för organisationen med hur man tänker kring dessa frågor, samt att man är förberedd. När man sedan tillgängliggör processerna för medarbetarna så berättar Eleonor att hon hoppas att de bidrar till trygghet, tillit och öppenhet inom organisationen.

Medarbetarna vet hur hanteringen går till, steg för steg”.

Ett stort stöd i verktyget

Genom kartläggningen har man i Huddinge lyckats identifiera och rätat ut flera frågetecken som finns i dessa processer. Eleonor berättar att verktyget varit ett stort hjälpmedel för att planera hur de ska arbeta med krisen.

Även de som har varit nya användare av 2c8 Apps tycker att det har varit väldigt hjälpsamt. De får en tydlig bild över processerna och vi kan se vad vi ska prioritera, vem som ska informeras och vad man ska göra.”

Eleonor fortsätter berätta att en stor fördel med verktyget har varit att det gått snabbt och smidigt. Med processkartläggningen blir det tydligt att man pratar om en specifik process eller aktivitet i verksamheten och i Huddinge kände man att det är en stor hjälp på vägen för att komma överens om vad som bör göras. Förståelsen för processerna som uppstått i samband med kartläggningen har resulterat i att de sparat viktig tid och snabbt fått ut en plan som inom kort kan tillgängliggöras internt för alla i verksamheten att ta del av.

Corona process
Exempelbild på publicering från 2c8
2c8
  • sv