Hej! Vill du boka ett möte, få en offert eller ställa en fråga?
Hej! Vill du boka ett möte, få en offert eller ställa en fråga?
Vi har länge varit förespråkare för att använda 2c8 Apps i workshops. I tider när allt fler arbetar hemifrån är det viktigt att finna metoder för möten och workshops som funkar. Under denna period som varit har vi anordnat och deltagit på många möten och workshops där vi arbetat i 2c8 Apps och tänkte nu dela med oss av de lärdomar vi dragit. Förhoppningsvis kan du få lite tips och inspiration för att göra det bästa av situationen vi befinner oss i.
Grunden för en strukturerad workshop är att ha ett tydligt syfte med kartläggningen. Klargör för dig själv och andra varför workshopen ska äga rum, vad som förväntas av deltagarna och vad målet med workshopen är.
Det kan ofta vara svårt att reda ut vilka medarbetare som ska vara med på en workshop. Man vill inte känna att någon är där som inte behöver det, men man vill heller inte sitta på en workshop och vara i behov av någon som inte är där. Lägg därför tid på att lista ut vilka som ska vara med under workshopen. Sträva efter en blandning av medarbetare för att få med alla involverades perspektiv. Denna blandning kan bestå av personer som arbetar i processen, personer med mandat eller helt enkelt processägare. När workshopen sker digitalt är det också viktigt att tänka på antal deltagare. 15 människor med starka åsikter kan bli stökigt i ett Teams-möte.
Att skicka en tydlig inbjudan är viktigt när vi arbetar på distans. Det kan vara förvirrande med en mötes-inbjudan utan vidare kontext som dimper ned i inkorgen. Se till att skapa en säljande och informerande inbjudan där du förklarar syfte, mål och bakgrund, samt en tydlig dagordning som går igenom omfattning och tid. För att väcka intresse och engagemang från deltagarna är det också viktigt att förklara varför just den personen är inbjuden till workshopen. Detta bidrar till att alla känner att de har tydlig och viktig roll i workshopen. Skicka ut inbjudan i tid, så medarbetarna kan förbereda sig utifrån eventuella förutsättningar.
När vi startar en digital workshop kan förutsättningarna för deltagarna skilja sig. Vissa har troligtvis större erfarenhet än andra och vissa kanske har bättre teknisk utrustning än andra. För att jämna ut spelplanen och inkludera alla deltagare för att göra workshopen till en positiv upplevelse, oavsett förutsättningar, så är följande punkter viktiga att tänka på:
Se till att du som mötesledare har koll på alla funktioner och hur allt fungerar med den plattform ni använder er av.
Planera in lite extra tid i början av mötet för att låta alla deltagare testa sina mickar, sitt ljud samt kamera för att se till att allt fungerar. Ett smart sätt är att testa detta i samband med en presentationsrunda av deltagarna.
På många mötesplattformar, exempelvis Teams, finns det funktioner så som handuppräckning. Ha tydliga regler för hur detta ska funka och hur deltagarna ska göra för att enkelt kunna flika in i konversationer.
När vi ser alla deltagare som är med på workshopen blir hela upplevelsen lite mer naturlig. En stor del av hur vi uttrycker oss utgörs av ansiktsuttryck och rörelser. Se också till att titta i kameran när du adresserar gruppen, så att det inte ser ut som att du sitter och tittar på något annat.
Att ha två skärmar gör att du kan arbeta med kartläggningen i 2c8 samtidigt som du har mötesfönstret uppe på andra skärmen.
Ifall deltagarna inte sitter i en allt för bullrig miljö, se till att alla har på ljudet hela tiden. Som workshopledare kan det vara jobbigt att prata till en helt knäpptyst ”publik”. Samtalen flyter också mer naturligt när deltagarna slipper ”un-mute” när de ska inflika.
Digitala workshops och att sitta framför en dataskärm för länge kan lätt bli jobbigt för ögonen. Se till att inte ha för långa pass och ta regelbundna pauser.
– När någon vill komma till tals
– För att se att alla är med
– När det är rast (när man kommer tillbaka från rasten klickar man bort handen, på så vis är det lätt att se när alla är med).
Den som presenterar sin skärm och kartlägger i 2c8 bör kunna zooma in bilden, så att det är enkelt för deltagarna att se vad som kartläggs.
En stor fördel med digitala workshops är att de kan spelas in. Dela inspelningen med andra som inte kunde delta, eller spola tillbaka till ett bra resonemang någon hade.
Ett snyggt sätt att avsluta workshopen är att avsluta skärmdelning och se varandra när ni säger hej då. På så vis blir avslutet lite mer naturligt.
Är du nyfiken på hur du och dina kollegor kan bli bättre på att arbeta med 2c8 i workshops? De som går vår utbildning “Workshopteknik med 2c8 Apps” får lära sig att tillsammans med en arbetsgrupp skapa modeller som bidrar till ökad kommunikation, delaktighet och engagemang. Vi går igenom strategier, hur man live-modellerar på bästa sätt och mycket mer. Utbildningen innehåller presentationer, egna praktiska övningar och praktiska övningar i grupp där vi tränar på rollerna modellör och facilitator. Anmäl dig redan idag för att lära dig hur du kan få ut så mycket som möjligt av 2c8 i en workshop!
