Systematiskt kvalitetsarbete i förskolan - 2c8

Hej! Vill du boka ett möte, få en offert eller ställa en fråga?

Systematisk kvalitetsarbete i förskolan

Skolverkets hemsida beskrivs att syftet med ett systematiskt kvalitetsarbete är att synliggöra vad vi gör, varför vi gör det och vad det leder till. De fortsätter med att förklara att ett fungerande kvalitetsarbete är avgörande för att kunna främja alla barns och elevers utveckling och lärande. Vi har intervjuat Fredrik Gottby och Annika Lundberg, kvalitetsutvecklare på kunskapsförvaltningen i Sandviken kommun, om hur de har arbetat med systematiskt kvalitetsarbete i förskolan.

Skapa ett kvalitetsledningssystem för förskolan. Testa 2c8 Apps gratis i 30 dagar.

Resan till ett kvalitetsledningssystem för förskolan

Allt började med att gymnasieskolan var piloter kring ett nytt sätt att arbeta med systematiskt kvalitetsarbete. Utgångspunkten i det hela var att gymnasiet hade haft en inspektion där de mottagit 19 åtgärdspunkter som de behövde agera på. Rektorn började då fundera kring hur dessa punkter skulle angripas. Det var här de kom fram till att vägen framåt var ett processinriktat arbete.   

Målet med det processinriktade arbetet var att kunna beskriva arbetssätt i verksamheten och styrka det som lagstiftningen säger. Detta gällde bland annat läroplanen och de läroplansmål som finns. Rektorn behövde helt enkelt kunna svara på: ”hur säkerställer du som rektor att vi följer lagstiftningen?”.

Vid denna tidpunkt införskaffades 2c8 Apps som ett verktyg i det systematiska kvalitetsarbetet. De hoppades här kunna göra det som skolverket beskriver som syftet med ett systematiskt kvalitetsarbete, alltså synliggöra vad de gör, varför de gör det och vad det leder till. Arbetssättet och kopplingar till lagstiftning inventerades för gymnasiet och efter några år av modellerande i 2c8 kunde de se att det var ett effektivt och framgångsrikt arbetssätt. Andra verksamheter började följa gymnasieskolans väg mot framgång, varav en av dessa var förskolan.

Det var så pass framgångsrikt på gymnasieskolan och vid nästa skolinspektion fick vi blanka papper, ingenting att anmärka, berättar Fredrik.  

Ett systematiskt kvalitetsarbete i förskolan

Många av de processmodeller som togs fram med 2c8 var övergripande förvaltningsprocesser som stödjer alla skolformer. Detta innebar att processer som tagits fram för gymnasieskolan även kunde appliceras i förskolan. Men det har också skapats specifika modeller för just förskolans verksamhet som Annika och Fredrik visar upp för oss. Några exempel på detta är övergångsprocessen från förskolan till grundskolan, en modell som beskriver förskolans organisation med alla roller, befattningar och de individer som besitter dem, samt en modell för tillsyn av kommunala och fristående förskolor. Modeller har också skapats för mer specifika processer som förekommer i förskolan, exempelvis som visualiserar arbetet med särskilt stöd för barn.

Ett framgångsrikt arbetssätt

I samband med det systematiska kvalitetsarbetet i förskolan bildades en egen liten organisation vars syfte var att skapa, utveckla och förvalta modellerna. Annika, kvalitetsutvecklare på kunskapsförvaltningen, har varit delaktig i arbetet sedan start. Det finns även två heltidsanställda kvalitetssamordnare för specifikt förskolan. Kvalitetssamordnarna har sedan en stöttande funktion för tre rektorer i det systematiska kvalitetsarbetet och framtagandet av processer. Biträdande rektorer är sedan också involverade i arbetet.

Det finns en hel kedja, hela vägen från förvaltning ut i förskolan. Denna organisation som vi satt upp är en viktig del i det systematiska kvalitetsarbetet, berättar Annika.

Workshops har också varit en viktig del i arbetet med specifika processer där spetskompetens krävs, exempelvis för processen för särskilt stöd.   

Jag och kvalitetssamordnaren satt tillsammans med specialpedagogerna och modellerade upp processen. Då var det jag som var samtalsledare och kvalitetssamordnaren var modellör. Rektorerna har ju då också tillgång till dessa modeller och är en del i ett Workflow. Sen är det rektorerna som stöttar modellörerna och gruppen som har tagit fram den i implementeringen av processen ut till sina områden. Då är det rektorerna som är ansvariga och de kan finna all information i modellen, säger Annika.

Det färdiga materialet

Annika och Fredrik fortsätter med att visa oss runt i sitt kvalitetsledningssystem de skapat i 2c8 Apps. Här får vi en tydlig bild över varje enskild process och man har valt att använda sig av diverse fält för varje process. Här kan de bland annat välja vem som är processägare och om processen är förvaltningsövergripande, skolformsövergripande, områdesövergripande eller enhetsövergripande. Det sätts även beslutsdatum och datum för revidering på varje process, tillsammans med en kategori som visar om processen hör hemma i förskolan, elevhälsan, HR eller någon annan kategori. De är även noga med att i varje process anteckna vem/vilka som deltagit i framtagandet av processen, så att dessa människor sedan får vara med vid revidering av processen.

kvalitetsledningssystem förskolan

Det publicerade materialet finns tillgängligt för alla medarbetare och används dels för att säkerställa att förskolans förvaltning faktiskt gör det som de säger att de ska göra, men också för att det ska bli lättare för medarbetare att göra rätt saker. 

Det används också för att se till att vi oavsett verksamhet följer samma flöde och många av våra processer har ett tvärfunktionellt syfte. Det väver ihop olika skolformer, berättar Fredrik. 

Det organisatoriska minnet som tidigare varit väldigt individbaserat har numera ersatts av ett visuellt kvalitetsledningssystem.

Det blir så himla tydligt när allt är visuellt och vi har fått höra från många rektorer att det blir något sorts halleluja moment när processen väl är kartlagd, säger Fredrik. 

Tips för ett framgångsrikt kvalitetsarbete

Fredrik förklarar för oss att kultur, struktur och systematik har varit en viktig del i arbetet och en stor drivkraft i att nå framgång i organisationen.

– Vi tog fram en gemensam värdegrund för förvaltningen, utöver det som finns i läroplanen, vilket vi inte har haft tidigare. Då är det samma värdegrund från då du börjar förskolan till dess att du går ur gymnasiet och alla medarbetare har samma värdegrund. Det är denna värdegrund som har genomsyrat hela det systematiska kvalitetsarbetet från förskola till gymnasiet, berättar Fredrik.

Avslutningsvis berättar Fredrik och Annika att förankring är väldigt viktigt i chefsled. Processer ska ägas av respektive chef och det är de som också ska kommunicera ut till organisationen. Cheferna ska leda arbetet. 

2c8