Norrtälje kommun

Från rutinpärm till digitala processer med 2c8 Modeling Tool

Att kartlägga en verksamhet som är i ständig förändring var den största utmaningen när Socialförvaltningen i Norrtälje kommun skulle implementera ett ledningssystem. Med 2c8 Modeling Tool har de nu synliggjort, effektiviserat och förankrat socialförvaltningens processer.

Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete trädde i kraft 1 januari 2012. Detta medförde krav på mer strukturerade arbetssätt och kontinuerligt förbättringsarbete för flera verksamheter inom hälsa och sjukvård. Therese Mattsson, Niclas Hanell och Julia Holmström på Norrtälje kommun fick i uppdrag att undersöka marknaden efter ett system som skulle kunna leva upp till kraven och passa för socialförvaltningen i kommunen.

– Vi utgick från målbilden. Vi ville ha mer än bara en systemleverantör, vi ville ha en bra affärspartner och vi hittade 2conciliate, säger Niclas Hanell, projektledare.

200 processer att digitalisera

Förstudien tog sex månader att genomföra och projektgruppen har i fyra år ansvarat för att bygga upp och implementera ledningssystemet som idag heter Fyren.

– Vi började med att inventera det vi hade. Det var pärmar, rutinhandböcker, blanketter och mallar.  Innehållet var uppbyggt utifrån lagtext och ämne och inte utifrån processer, berättar Therese Mattsson, jurist och kvalificerad utredare.

Pappershanteringen gjorde organisationen sårbar, med flera olika versioner och sekretessbelagt material sparat lokalt på olika datorer. Inventeringen resulterade i cirka 200 processer.

– Ett krav var att systemet skulle kunna visa överlämningar mellan olika enheter för att ge en översikt över hur hela ärendet hanteras. Detta är ett kritiskt moment och det är bra att alla ser sin del i hela processen, säger Julia Holmström, workshopledare.

– Det har varit viktigt för oss att hålla allt enhetligt med namn, färger och symboler. Det har verkligen varit en framgångsfaktor, fortsätter Julia.

Idag ligger ledningssystemet lätt tillgängligt på intranätet.

– Vi använder 2c8 Modeling Tool serverlösning så att alla kan använda systemet samtidigt. Vi generar statistik och tittar på användandet för att se vilka processer som används, när de används osv, säger Niclas.

Visualiserade processer med tydlig ansvarsfördelning

Målet var att använda ledningssystemet som ett stöd för alla i organisationen. Arbetsledare och chefer ska uppleva att de har ett stöd i att leda, följa upp och anpassa verksamheten medan medarbetarna ska känna sig trygga i sina yrkesroller. Projektledarna gick därför ut till alla avdelningar för att engagera rätt personer i projektet. Något som var viktigt var att få till en plan för vem som äger och förvaltar dokumenten.

– Idag har vi visualiserade processer med tydlig ansvarsfördelning, säger Therese Mattsson.

Att bygga ett ledningssystem kan du göra på kort tid, men att skapa processer och få medarbetare att ta emot och jobba aktivt med dem är inte det lättaste. Projektgruppen har arbetat hårt med att förvalta och förbättra ledningssystemet genom att införa olika roller och ansvarsområden och nya medarbetare utbildas kontinuerligt i verktyget. Det har gett resultat och under det senaste året har de fått in 700 förbättringsförslag.

– Det visar på stort engagemang. Vår framgång bygger på att vi haft ledningens stöd genom hela processen, att vi blivit tilldelade resurser och att det har fått ta tid, menar Niklas Hanell och fortsätter med att berätta om andra framgångsfaktorer.

– Förstudien var jätteviktig för oss för att synliggöra processerna. Att bedriva arbetet i projektform, dela upp arbetet i hanterbara leveranser, göra ett pilotprojekt och utvärdera kontinuerligt var också viktigt. Vi upplevde också att vi talade mycket om projektet men det visade sig sedan att alla ville ha mer information så förankra, förankra, förankra, påpekar Niklas.

Arbetet med att underhålla och utveckla ledningssystemet fortsätter och man vill nu införa verktyget 2c8 Modeling Tool i andra förvaltningar.

– Förhoppningen är att även göra systemet kundnära så att klienter också ska kunna ta del av hur förvaltningen arbetar, säger Therese Mattsson.

Hanna Grevillius

2conciliate Business Solutions
  • sv