Samma köpupplevelse i alla Cyklotekets butiker

För några år sedan befann sig Cykloteket i en expansiv fas och behovet av att skriva ner sina rutiner och försäljningsprocesser växte fram. Verktyget 2c8 mötte deras behov och idag finns processerna tillgängliga via telefonen och används som ett dagligt stöd för säljarna i butiken.
– Den största positiva effekten är att vi fått all personal att förstå hur saker och ting hänger samman, exempelvis hur en felhantering kan skapa problem för någon annan. Det har lett till färre missförstånd, säger vice VD Pontus Ericsson.

Från början var det Pontus som ritade upp processerna men han involverade snart olika nyckelpersoner på företaget.
– Det visuella verktyget gjorde det lättförståeligt och enkelt att ta till sig processer och rutiner som tidigare var skrivna i långa manualer, säger Pontus Ericsson.

Totalt har 113 huvudprocesser ritats upp där man ser vilka manualer och rutiner som är kopplade till olika aktiviteter. Det finns processer från alltifrån hur de bemöter kunden i butik till hur en retur hanteras.

– Vi har jobbat mycket med modelleringsverktyget på strategisk nivå för utvärdering och förbättring av rutiner och flöden. Det har blivit ett verktyg för att testa olika scenarier och idéer och det har gett oss många värdefulla insikter, säger Pontus Ericsson.

Samma kvalitet i alla butiker

Med flertalet butiker, webbshop och en franchisebutik så är det stor risk att varumärket blir spretigt och att man tappar kontrollen över kvalitén.
– Det visade sig att vi skapade olika men snarlika lösningar i butikerna. Genom att synliggöra processerna med 2c8 modeling tool kan vi nu ge samma kvalité och upplevelse i alla butiker, säger Pontus Ericsson.

En av Cyklotekets utmaningar var att få processkartläggningen tillgänglig i vardagens hos varje medarbetare när en fråga uppstår. Något som blev praktiskt genomförbart i samband med den responsiva webbpubliceringen.
– Vi blev glada när denna funktion kom. Nu kan våra medarbetare se hur olika processer hanteras direkt i telefonen så att de, oavsett roll eller kunskap, kan hjälpa och ge kunden en bra upplevelse, säger Pontus Ericsson.

På Cykloteket är de cirka 50 anställda året runt men på våren dubbleras antalet anställda.

– De ska lära sig mycket på bara två veckor. Då har organisationskartor uppritade i 2c8 hjälpt oss att visa vilka informationsvägar som finns, säger Pontus Ericsson.

Möter enkelt GDPR-kraven

2c8 har också använts för att möta de nya GDPR-kraven. Med hjälp av en matris har de nu full koll över vilka system de har och vilka som jobbar med personuppgiftbehandlingar och integrationer. Matrisen identifierar även risker och innehåller föreslagna anpassningar för att förbättra GDPR arbetet.

– Med 2c8 fick vi snabbt kontroll över GDPR-arbetet. Det behövs en viss struktur för att ha koll på alla flöden och kunduppgifter och med 2c8 blev ett till synes gigantiskt projekt väldigt hanterbart, säger Pontus Ericsson.

Cykloteket är väldigt nöjda med samarbetet med 2conciliate.

– Det har varit väldigt smidigt hela vägen. Vi fick hjälp att komma igång men sedan har vi klarat jobbet på egen hand. Verktyget är väldigt intuitivt, säger Pontus Ericsson.