Arkivredovisning i verksamheter
Kvalitetssäkra arkivredovisningen i 2c8 Apps
Nya formen av arkivredovisning innebär att handlingar ska beskrivas utifrån ett process- och verksamhetsperspektiv. Med 2c8 Apps kan du kvalitetssäkra arkivredovinsingen genom att skapa lättlästa modeller som visar verksamhetsprocesserna och de handlingar som ingår i dessa. Modellerna du skapar kan utökas med ytterligare information genom att komplettera med beskrivningar av IT-system och innehåll. Funktionalitet så som listor, matriser och vyer möjliggör styrning av presentation och detaljeringsgrad i processerna utan att läsbarheten försämras.
Visualisera sambandet mellan verksamhet och handlingar
Har ni redan beskrivna processer? Då finns en bra början och en nödvändig struktur som kan ligga till grund för en arkivredovisning av hög kvalité. Finns inte verksamhetens processer redan beskrivna? Då kan behovet av arkivredovisningen bli ett startskott till att kartlägga er verksamhet utifrån ett processperspektiv. Därmed får du och dina kollegor en genomlysning ur flera perspektiv.
När processerna är beskrivna blir nästa steg att kartlägga och komplettera era modeller med handlingar och definiera handlingsslag. Den insamlade informationen presenteras enkelt i en interaktiv publicering på ert intranät eller i sammanställningar och rapporter där ni har full kontroll över innehåll och utseende.
Har du i uppgift att kartlägga hantering av information och handlingar i verksamheten utifrån arkivredovisning? Läs mer om vår utbildning “Processorienterad arkivredovisning”.
Slutanvändarens vy utifrån arkivredovisning
Arkivredovisningen blir lättåtkomlig för slutanvändaren genom att publicera modellerna i form av rapporter till PDF eller HTML för visning på web eller intranät. Klicka på bilden för att se ett exempel som visar hur processerna kan kompletteras med information för att uppfylla kraven runt arkivredovisning.
I det publicerade exemplet kan du navigera runt för att se hur verksamhetens processer kompletterats med information om ansvar och IT-stöd som används samt vilka handlingar och handlingsslag som förekommer i respektive process. I modellerna används en lagerfunktion för att möjliggöra en anpassning av informationsmängd utifrån den målgrupp publiceringen riktar sig till.